Los departamentos de Recursos Humanos son prolíficos en procesos, y lamentablemente, la mayoría del tiempo no están automatizados. ¿Qué significa que no estén automatizados? Significa que miles de solicitudes son manejadas manualmente, vía mail, whatsapp, interminables planillas de excel, y muchas veces la información termina perdida en alguno de estos medios, o se encuentra duplicada en todos ellos.
Esto, además de ser altamente ineficiente, da una sensación de falta de profesionalismo a lo largo de toda la empresa, pues el departamento de Recursos Humanos es transversal a toda la organización. Incluso es la primera impresión que nuevos candidatos tienen sobre la compañía.
En este artículo ilustraremos de forma simple cómo podemos automatizar los procesos de todo el departamento. Veremos varios ejemplos de procesos, beneficios que se obtendrán, y por sobre todo, lo simple que es hacerlo utilizando tecnología low-code/no-code.
Para comenzar, algunos ejemplos de procesos típicos que son mejorables y automatizables:
- Solicitud de nuevo personal
- Reclutamiento y Selección de personal
- Inducción de nuevo personal
- Desvinculación de personal
- Solicitud de capacitación o entrenamiento
- Evaluación de rendimiento
- Solicitud de baja / renuncia
- Aviso de ausencia imprevista
- Solicitud de vacaciones o licencias extraordinarias
- Cambio de posición del empleado
- Solicitud de descuentos para servicios de la compañía
- y muchos más.
Cómo mencionábamos anteriormente, gestionar estos procesos de forma manual significa que toman mucho más tiempo del esperado. Pero además, los papeles y emails se perdían. En consecuencia, los empleados debían preguntar varias veces por el estado de sus solicitudes. Probablemente esto genera estrés en los departamentos de Recursos Humanos, buscando respuestas y brindando un servicio subóptimo. Sin mencionar que esto no colabora para la retención de talentos, no sólo en el departamento de RRHH, sino que a lo largo de toda la organización, por no tener respuestas en los tiempos esperados.
Automatización de procesos de RRHH en 3 simples pasos
Lograr la digitalización de procesos y su consecuente automatización de Recursos Humanos, es más simple de lo que imaginamos. Para eso puedes seguir los siguientes pasos:
- Primero, definir el formulario. Define los campos que almacenarán información relevante para el flujo de trabajo. Por ejemplo, en un proceso de solicitud de vacaciones: la fecha de salida, la fecha de reintegro, etc.
- En segundo lugar, define el workflow, o flujo de trabajo. Define las tareas que las personas completarán. Asigna usuarios y roles a cada tarea. Siguiendo el ejemplo del proceso de solicitud de vacaciones, las tareas serían: Aprobar las Vacaciones, Registrar la Licencia, etc.
- Finalmente, despliega el proceso. Úsalo. Mídelo. Mejóralo !
La siguiente imagen, ejemplifica lo que sería un workflow de selección de personal, y las etapas correspondientes.
Estableciendo el flujo de trabajo formalmente, el proceso y sus etapas quedan claras para las personas que lo deben llevar adelante. Se establecen responsables para ejecutar cada tarea, hay mejor cumplimiento de las reglas de negocio, y se puede procesar y dar respuesta en tiempo y forma. Además, INTEGRADOC permite el uso de formularios públicos, que permiten a personas no autenticadas en la plataforma, es decir, que no tienen usuario, completen la solicitud de licencia, o completen cualquier otro formulario que se necesite. De esta forma se podrá generalizar de forma simple el uso de la plataforma a lo largo de toda la compañía, sin necesidad de que todos los miembros sean usuarios del software.
Beneficios de la Automatización de Recursos Humanos:
La automatización del departamento de Recursos Humanos, traerá consigo varios beneficios, algunos de ellos son cuantificables, y otros no cuantificables. A continuación haremos mención a alguno de los beneficios:
- Mejor servicio dentro de la empresa y mejor respuesta a los empleados. Los emails sin contestar se cambiarán por notificaciones automáticas del estatus del proceso, haciendo que el empleado pueda estar enterado de lo que pasa con su solicitud en todo momento.
- Asegurar el cumplimiento de los procesos internos, y de las reglas de negocio. Cada solicitud seguirá los pasos (tareas) definidos en el workflow, y no otros.
- Ahorro en costos. Reducir papeles/emails. Eliminar el trasiego, traslado y almacenamiento de papeles.
- Aumentar la productividad y rendimiento del equipo de RRHH. No sólo se evitan tareas innecesarias, sino que además estarán más conforme con su trabajo dado que atenderán tareas más desafiantes, automatizando las tareas repetitivas.
- Medir el funcionamiento de los procesos. Obtener información y datos objetivos, cómo el tiempo que insume cada etapa, para poder tomar decisiones de negocio objetivas.
- Mejorar la auditoría y trazabilidad. INTEGRADOC almacenará una traza completa de quién hizo qué y cuándo para cada instancia de proceso.
- Facilitar el trabajo colaborativo, remoto y asíncrono. Mejorar la gestión del conocimiento a través de la gestión de procesos de negocio.
En resumen…
Usar una solución de BPM como INTEGRADOC, que cuenta con tecnología low-code/no-code, permite automatizar estos procesos en cuestión de horas. Lograrás ver resultados claros y objetivos en cuestión de horas. Optimizar un departamento tan vital como el de Recursos Humanos, significa optimizar el funcionamiento de toda la empresa. Pero lo más importante aún, es el hecho de que no son necesarias las consultorías externas, ni conocimientos en programación para lograr una completa automatización.