Las empresas industriales utilizan procesos de todo tipo para lograr su objetivo: la generación del producto al que se dedica. Lo más importante es realizarlos de la manera más segura y eficiente. Es por esto que proponerse la automatización de procesos en empresas industriales a través de softwares de BPM es la clave, ya que asegura ambos requisitos.
Top 5 procesos que debes automatizar:
5 ejemplos de automatización de procesos en empresas industriales:
- Proceso de compras: a partir de un formulario personalizado y público, cualquier trabajador puede hacer el pedido de compra. A continuación mostramos un ejemplo de cómo sería ese workflow y el modelado del mismo.
Al completar el formulario, le llega notificación al jefe de área con un vencimiento de X días (aquí son 48 horas) para validar la solicitud o rechazarla. Incluso se puede establecer que dependiendo del monto solicitado vaya a un sector o a otro. Aquí podemos ver que si a las 48 horas no tomó la decisión, se le envía un recordatorio. Una vez aprobada la solicitud, se solicita la cotización y selecciona proveedor. Podemos ver que dependiendo del monto solicitado (pequeño, mediano o elevado) el flujo sigue a un sector o a otro para que aprueben, siempre colocando recordatorios para asegurarse de que no se demore el proceso. Una vez que la persona correspondiente aprueba, se genera la orden de compra, se recibe el producto y se hace el registro contable. El proceso puede finalizar en cualquier momento en el que se rechace la solicitud, o cuando el producto haya llegado y sido registrado.
Como se puede ver, el flujo del proceso es intuitivo y fácil de visualizar. Automatizar esto habilita que se le pueda hacer un seguimiento a cada solicitud de compra. A su vez, luego podrán ver métricas para saber, por ejemplo, qué sector realiza qué pedidos y de qué cantidades de dinero son los pedidos.
2. Control de seguridad: comienza con la creación una lista, tipo checklist, que incluye todo lo que se debe controlar antes de comenzar a trabajar. Este formulario se puede adaptar a cada área de la organización. El propósito es que antes de comenzar la jornada laboral, cada trabajador la complete, lo que le llevaría apenas unos minutos. Así se asegurará que todo esté pronto para ser usado y sea un espacio seguro. A su vez, si se reporta un problema, podría ser derivado a la persona encargada del mantenimiento de lo especificado.
3. Gestión de contratos: un software de BPM como INTEGRADOC permite utilizar herramientas como alertas y vencimientos para tareas. En este tipo de procesos esas herramientas resultan claves. Cada vez que se realiza un contrato se genera un proceso, con determinadas tareas asignadas a diferentes personas que se deben ir cumpliendo (ej. la firma del mismo). Se les pueden asignar fechas de vencimiento, y si no se ejecuta la tarea para esa fecha se activarán alertas y recordatorios. También se podría notificar a un superior que la tarea aún no se efectuó. .
4. Habilitaciones y certificaciones: se crea un formulario de uso público que incluya todas las categorías que se deban cumplir para adquirir esa habilitación o certificación. Esto es 100% adaptable a cualquier tipo de organización. El formulario se comparte como un link al interesado en recibir la habilitación, y este debe completarlo. Aquí se puede incluir la opción de adjuntar archivos, firmas o lo que sea necesario. Al completarlo le llega la notificación al encargado y él debe rechazarlo o aprobarlo y posiblemente derivarlo a los departamentos que corresponda.
5. Órdenes de producción: este tipo de procesos resulta sumamente útil de automatizar, ya que el proceso acompaña todo el flujo de trabajo. Desde que comienza la planificación de la producción hasta que se entrega. Un ejemplo que hemos visto, es la fabricación de containers: se genera un proceso donde se incluyen los planos, se crean tareas para cada persona involucrada y se agregan vencimientos, para asegurarse de que las cosas se cumplirán y seguirán su orden. Así continúa paso a paso, hasta que se marca que se efectuó la entrega del producto. Generar un proceso permite que se le pueda hacer un seguimiento y saber dónde se encuentran los cuellos de botella para resolverlos.
Por qué debería hacerlo:
Son múltiples los beneficios que ofrece la utilización de una herramienta BPM para la automatización de procesos en empresas industriales. A continuación mencionaremos algunos de ellos:
– Reducción de tiempos: automatizar procesos permite que trabajadores se desentiendan de ciertas tareas repetitivas que no aportan nada nuevo. Así podrá centrar sus energías en las tareas que realmente aportan y necesitan ser realizadas manualmente.
– Ahorro de dinero: las cosas se hacen bien y más rápidamente. Esto se traduce en una reducción de gastos de dinero.
– Trazabilidad: centralizar los procesos en una única plataforma permite hacerles un seguimiento. Puedes ver quién tiene adjudicada qué tarea y en qué etapa está. Puedes seguir cada proceso en tiempo real y de manera automática.
– Mejora continua: tener los procesos automatizados permite detectar los cuellos de botellas, y así solucionarlos rápidamente. Permitiendo así la evolución continua.
Llegó el momento…
Sea cual sea la industria a la que pertenezcas, el paso hacia la automatización debe darse temprano, antes que tarde. Cada empresa es un mundo, por eso es importante elegir un software que se adapte a ti. Debe ser fácil de usar y permitir que cualquier miembro de la organización pueda utilizarla sin la necesidad de desarrollar o necesitar apoyo del equipo de IT. Es por esto que un software no-code/low-code como INTEGRADOC representa una gran ventaja. Con todos los ejemplos previamente dados, ¿qué estás esperando para empezar a implementarlos?