Caso de Éxito: Universidad de Cundinamarca
Sobre la Universidad de Cundinamarca
La Universidad de Cundinamarca, –UdeC– es una Institución Estatal de Educación Superior del departamento colombiano de Cundinamarca. Fundada el 19 de diciembre de 1969 como Instituto Técnico Universitario de Cundinamarca (ITUC), fue reconocida como Universidad en Diciembre de 1992.
En la actualidad, la Universidad cuenta con 8 sedes distribuidas en distintos municipios de Cundinamarca, incluyendo su sede principal en el municipio de Fusagasugá. Es un ente autónomo e independiente, con personería jurídica, autonomías académica, administrativa, financiera, presupuestal y de gobierno, con rentas y patrimonio propios, y vinculada al Ministerio de Educación Nacional haciendo parte del Sistema Universitario Estatal, como institución de Educación Superior (fuente).
Sobre el Proyecto
En 2019, a través de uno de nuestros partners en Bogotá, la Universidad de Cundinamarca manifestó su interés en mejorar aún más sus procesos administrativos mediante su digitalización, formalización y automatización.
Así, se configuró un proyecto inicial junto a la Universidad, en la que participaron expertos de INTEGRADOC, así como el partner local en Bogotá y miembros de la Universidad. Este primer proyecto sirvió como entrenamiento y transferencia de conocimientos al personal de la Universidad. Esto se alinea con la visión de largo plazo para que pudieran ser autónomos en el mantenimiento y evolución de los procesos.
Para fines de 2019 ya se contaba con varios procesos del área administrativa de la Universidad de Cundinamarca, 100% automatizados, habiendo eliminado el soporte en papel completamente, así como la dependencia hacia correos electrónicos y planillas Excel.
Este primer paso, y el hecho de mostrar resultados concretos rápidamente, generó apoyo de la institución a la iniciativa, para continuar en 2020 con nuevos procesos.
Resultados
A mayo de 2020 (menos de un año desde la implantación inicial), los resultados son espectaculares. La Universidad ya ha construido en el entorno de 20 procesos diferentes, con casi 200 usuarios definidos.
La lista taxativa de procesos es información reservada, sin embargo, a nivel informativo los procesos instrumentados se pueden agrupar en:
- Compras y contrataciones: Procesos administrativos relacionados
- Procesos gerenciales relacionados al análisis de inversiones
- Recursos Humanos: procesos relacionados con el área.
- Procesos relativos al área Financiera de la Universidad
8
MESES DESDE LA INSTALACIÓN
20
PROCESOS CONSTRUIDOS
200
USUARIOS DEFINIDOS
675
TAREAS COMPLETADAS POR MES
Estos resultados fueron posibles gracias a dos elementos principales:
- La autonomía de la universidad para trabajar de forma independiente e incorporar varios procesos.
- Las características low-code y no-code de INTEGRADOC que permiten automatizar procesos en un plazo muy corto y sin conocimientos técnicos/programación.