Las empresas de manufactura e industrias en general, cuentan con reglas y procedimientos para asegurar la Salud Ocupacional, que incluye la Higiene, Seguridad, Salud y Medio Ambiente. También conocidas como HSHE o HSE por sus siglas en inglés (Health, Safety and Environment), estas reglas ayudan en diferentes dimensiones a las empresas, tanto en el cuidado de los empleados, como del medio ambiente, y de la productividad (al evitar accidentes, paradas, costos asociados, etc.)
Para dar cumplimiento a las normas y buenas prácticas de Salud Ocupacional, Higiene, Seguridad y Medio Ambiente, se requieren procesos, documentación, entrenamiento y control. En este artículo veremos cómo la digitalización en la suite INTEGRADOC BPM, de todos los procesos relacionados a HSE, ayuda enormemente a tener una gestión óptima de las políticas de seguridad y salud en la empresa. Además, veremos cómo algunas funcionalidades clave de INTEGRADOC facilitan tareas que hasta ahora eran manuales, lentas o requerían usar y trasladar papeles.
Este artículo complementa otros dos relacionados a las empresas de manufactura e industrias (Gestión de procesos de siniestros en empresas industriales y de logística y Top 5 procesos a automatizar en empresas industriales).
Salud Ocupacional: procesos preventivos
Naturalmente, esperamos poder prevenir los problemas, y evitar que los riesgos inherentes a toda empresa de manufactura o industria, se materialicen. Para ello, existen innumerables procesos. A continuación explicaremos algunos de las más comunes y cuya automatización y digitalización en INTEGRADOC puede ser realizada en muy poco tiempo, con resultados significativamente mejores frente a una instrumentación manual.
Para el primer proceso de ejemplo, que será el de Checklist de Puesto de Trabajo y Equipo de Protección Personal, incluimos el detalle completo de cómo sería su digitalización en INTEGRADOC. Para los siguientes, sólo se incluirá su descripción resumida, entendiendo que el atento lector será capaz de aplicar los conceptos antes presentados para la digitalización de estos nuevos procesos.
Checklist de Puesto de Trabajo y EPP
Este proceso típicamente se utiliza para que, cuando el operario llega a su puesto de trabajo, complete una lista de verificación (checklist), repasando todos los elementos importantes relacionados a la Salud Ocupacional.
Para ello, INTEGRADOC permite la definición de un formulario, con todos los campos que sean necesarios, sabiendo que esto depende de cada empresa, y también del puesto de trabajo y los riesgos que allí puedan existir. Por este motivo, es importante que la herramienta permita la definición del formulario específico, sin programar, y de forma amigable (a esto se le conoce como low-code / no-code, porque no requiere de conocimientos informáticos o programación).
Continuando con el ejemplo, se podría pensar en un formulario que tuviera los datos identificatorios del operario (nombre, turno, fecha y hora) y luego dos listas de verificación:
- Una con los elementos del Puesto de Trabajo (herramientas en buen estado, iluminación adecuada, dispositivo de alarma, etc.)
- Otra con los Elementos de Protección Personal (chaleco reflectivo, lentes de protección, guantes, etc.)
Es importante que este formulario sea breve, para que pueda ser completado muy rápidamente por el operario cada vez que llega a su puesto de trabajo. En la siguiente ilustración, se presenta un ejemplo construido con el generador de formularios de INTEGRADOC:
Una vez que se tiene el formulario, corresponde definir el workflow (flujo de trabajo) asociado. Es decir, las etapas que seguirá el formulario una vez que es completado por el operario. Aquí, nuevamente, INTEGRADOC permite que la definición del proceso sea realizada directamente por un usuario de negocio, sin la necesidad de programar. Pero además, esta herramienta permite modelar comportamientos no lineales. Veamos algunos ejemplos.
En caso de que la lista de verificación se marque por completo, se considera que “Todo OK” y el formulario se archiva. Comparando esto con la operativa en papel, vemos enormes beneficios:
- No se gasta en imprimir formularios en papel.
- No se almacenan formularios que estaban OK.
- No insume tiempo de un ser humano para revisar los formularios.
Para aquellos formularios que no están “Todo OK”, se puede crear una tarea, “Evaluar criticidad” que es asignada a un ser humano. Y en esta tarea, se puede descartar el incidente (en cuyo caso termina, “FIN – Descartado”), o generar Acciones Correctivas, pudiendo ser “Inmediatas” o “Normales”. Esto se refleja en el diagrama, con las bifurcaciones “Alto Riesgo” y “Riesgo Medio”.
Naturalmente, para cada tarea se puede especificar un vencimiento (Due Date). Pero además, para las acciones correctivas inmediatas, es posible definir un temporizador, para que, si no se ejecutó la acción correctiva inmediata en el plazo establecido (2 horas en el ejemplo), se notifique a un Supervisor.
Este escalamiento automático del incidente, permite mejorar los tiempos de respuesta, previendo incidentes mayores, accidentes o detener la producción.
Por supuesto, cuando se completan las Acciones Correctivas, existirá una tarea “Verificar aplicación de medida”. El proceso podría continuar luego, o terminar allí. Eso quedará a gusto del consumidor, por lo que, nuevamente, es importante destacar la autonomía que tendrá la organización para modelar el proceso según sus necesidades.
Una vez que el proceso es desplegado en produccción, ya se puede utilizar por los operarios. En la siguiente ilustración, se presenta el formulario con las listas de verificación correspondientes, tal como lo vería y completaría el operario cuando llega a su puesto de trabajo. Una vez que el operario presiona “Enviar”, la instancia de proceso es creada en INTEGRADOC y comienza su flujo, de acuerdo al diagrama BPMN presentado anteriormente.
Otros procesos preventivos:
De la misma manera que se digitalizó el proceso de “Checklist de Puesto de Trabajo” anterior, es posible definir un formulario y un workflow asociado para todos los procesos preventivos de la empresa. Veamos algunos ejemplos:
- Planes de Mejora: el formulario contendría toda la descripción del plan, sus objetivos, costos asociados, plazos de ejecución, etc. El workflow incluiría todas las tareas de revisión del plan, aprobación presupuestal, aprobación gerencial, control de ejecución, y verificación de su eficacia algunos meses después de instrumentado.
- Entrega de Equipamiento de Protección Personal (EPP): el formulario contendría toda la información del equipamiento entregado al operario. Lo más importante, el operario firmará el formulario electrónico, dando fé que recibió todo el equipamiento y se compromete a usarlo de acuerdo a las reglas de salud ocupacional de la empresa. Esto permite tener un registro digital, indexado, en el cual es posible buscar datos históricos, para todos los operarios de la empresa.
- Capacitación en Seguridad y HSE: el formulario contendría toda la información de la capacitación brindada, así como los operarios que asistieron, las evaluaciones realizadas y el consentimiento de haber recibido la instrucción. Al igual que el caso anterior, guardar toda esta información de forma digital e histórica, constituye un avance muy significativo frente a tenerla en papel, planillas, whatsapp o correos electrónicos.
- Acciones Preventivas: el formulario incluiría la descripción del problema que se desea prevenir, y la acción preventiva a realizar. El workflow incluiría las tareas previas a la ejecución de la acción, así como una para realizarla. Pero además, se podrá documentar su ejecución, por ejemplo, adjuntando una foto, que quedará vinculada a la Acción Preventiva.
- Registro de técnicos prevencionistas: el formulario incluiría toda la información relativa a cada técnico prevencionista, generando un registro histórico para cada locación, depósito u obra que la empresa ejecuta.
Salud Ocupacional: procesos reactivos
Lamentablemente, también se requieren procesos reactivos, que se lanzan luego de que un riesgo se materializó o directamente un accidente se produjo. A continuación algunos ejemplos:
- Acciones correctivas inmediatas: el formulario contendría la descripción del problema y la acción correctiva inmediata que se debe lanzar. El workflow incluiría todas las tareas previas a la ejecución de la acción. Luego, habrá una tarea para la ejecución propiamente dicha de la acción correctiva, adjuntando documentación que la demuestre (fotos, documentos, etc.). Finalmente, debería existir una tarea posterior para verificar su efectividad. Aquí se podrán lanzar alertas para cada una de estas tareas, especialmente para las de verificación de efectividad, que por su naturaleza distante en el tiempo, suelen quedar olvidadas.
- Registro de accidentes: en el infortunado caso de que se produzca un accidente, será muy importante realizar un registro adecuado en un formulario INTEGRADOC específico a esos efectos. El workflow posterior contendrá las etapas necesarias para el estudio del accidente. Y podrá disparar las acciones preventivas o planes de mejora necesarios para evitar que vuelva a ocurrir. Esta integración entre los procesos es una característica clave de la herramienta, de forma de tener toda la traza del accidente, y todas las acciones que se hicieron para evitar que se repita.
- Análisis de causas: En el caso de problemas graves, o accidentes, se podría disparar un proceso específico de análisis de causas. Estos procesos pueden insumir mucho tiempo, expertos y costos. Por este motivo es importante su formalización, incluyendo alertas y notificaciones automáticas que faciliten su gestión y alcanzar las conclusiones deseadas.
Autenticación y acceso de los operarios al sistema:
Un aspecto usualmente de preocupación para la digitalización de los procesos mencionados antes, es cómo resolver la autenticación y acceso de los operarios al sistema. Considerando que los operarios muchas veces están en la propia planta o línea de producción, o incluso en obras lejos de la casa matriz, este tema puede ser complejo de resolver.
INTEGRADOC ofrece varias funcionalidades específicas para resolver estos temas, de la forma más eficiente para la organización:
- Los formularios públicos permiten que un usuario sin autenticarse complete el formulario e inicie el proceso. Es decir, el operario podría acceder al formulario mediante un link, completarlo y enviarlo, sin que se le pida usuario y contraseña.
- En caso de que el operario ya esté autenticado a una intranet o sistema interno, esta herramienta permite que los formularios públicos se autentiquen contra ese sistema. Dicho en otras palabras, el operario no ingresará usuario y contraseña en INTEGRADOC, sino que se delegará la autenticación a otro sistema al que ya tenga acceso, y luego podrá completar el formulario.
- Los formularios en INTEGRADOC, sean públicos o no, son compatibles con dispositivos móviles, por lo que el operario podría completarlo utilizando su teléfono celular, o una tableta (que podría estar en la obra).
- Los formularios en INTEGRADOC pueden tener lógica para ocultar campos o hacerlos obligatorios, e incluso que esto dependa de los valores en otros campos. A manera de ejemplo, si un campo es completado con un valor que implica un riesgo, se puede obligar a que complete otro campo con una descripción del riesgo.
Conclusiones
Los procesos de salud ocupacional (HSE) son clave en las empresas de manufactura e industrias. Instrumentarlos con INTEGRADOC permite no sólo su formalización, sino también una ejecución más eficiente, aumentando sensiblemente su efectividad. Las características low-code y no-code de nuestra Suite BPM, permite que la instrumentación de estos procesos sea realizada por personas funcionales (no informáticos), generando autonomía, reduciendo los costos de implementación, y facilitando su evolución futura.