El mundo profesional se mueve rápidamente, incorporando cambios trascendentes en cuestión de meses. De igual forma, las instituciones educativas deben evolucionar para poder dar respuesta, preparando profesionales altamente capacitados en las nuevas áreas del conocimiento que aparecen todos los días. No sólo ello, también es imprescindible adaptar carreras tradicionales a los nuevos formatos digitales, remotos, y hasta asíncronos. Para tener una universidad moderna y ágil, es clave contar con procesos formales y digitales.
Automatizar todas las tareas automatizables, permite tener una Universidad más ágil, con mayor capacidad de respuesta, más eficiente y competitiva ante una oferta académica creciente, y lo más importante, con egresados mejor formados y exitosos.
Una universidad moderna y ágil innova en su oferta académica.
Se acelera la aparición de nuevas necesidades de formación. Tanto de especialización de las carreras formales, como nuevas carreras que integran diferentes áreas del conocimiento.
A manera de ejemplo, el análisis de datos, y grandes volúmenes de información (BigData), no es una displina exclusivamente de informáticos. Pero tampoco de estadísticos y matemáticos, aunque esas ciencias son vitales para el análisis de datos. No sólo eso, sino que una visión de negocios y de administración de empresas es clave para la interpretación de esos datos. ¿Cómo podemos entender estas necesidades y diseñar una carrera que las atienda, en un tiempo razonable?
El diseño y lanzamiento de nuevas carreras debe ser un proceso formal, que involucrará varias personas, facultades y departamentos. Pero al mismo tiempo, debe ser ágil y medible.
Diseñar una nueva oferta académica, sea de grado, especialización o posgrado, es un proceso complejo, que involucra tareas diversas y complejas, como por ejemplo:
- Diseñar el plan académico, el perfil del egresado, los requisitos de ingresos.
- Definir y contratar el plantel docente para las asignaturas involucradas.
- Generar los materiales de comunicación y marketing para la difusión y comercialización de la nueva oferta académica.
- Gestionar la acreditación ante los organismos de contralor correspondientes.
Y lo más importante, todas estas tareas se deben coordinar en función de la fecha de inicio prevista, dado que por lo general ésta es dada y no se puede posponer.
Es fundamental que un proceso formal ayude a coordinar todas estas tareas, que involucrarán personal administrativo y académico, probablemente de diferentes departamentos y facultades. Muchas de estas tareas serán en paralelo. Y será imprescindible contar con alertas para prevenir atrasos.
En diferentes universidades de Latinoamérica, hemos visto como se reducen los plazos de diseño y lanzamiento de nuevas ofertas académicas sensiblemente al ser automatizado el proceso con INTEGRADOC BPM. Además, al generar automáticamente KPI’s, es posible introducirse en ciclos de mejora continua, introduciendo mejoras derivadas del análisis de datos objetivos sobre el funcionamiento de los procesos. Y esto es justamente el motivo por el que la Gestión de Procesos de Negocios es un pilar fundamental de toda organización moderna y ágil.
La universidad ágil también en sus procesos administrativos.
Hemos visto en algunos casos, que en las Universidades se prioriza la parte académica, relegando los procesos administrativos o de soporte. Estos procesos son muy importantes para la satisfacción general de los funcionarios, docentes y estudiantes. Si bien no tienen contenido académico, definitivamente influyen en la percepción que se tiene de la Universidad, y de la experiencia de haber pasado por ella. Una Universidad moderna y ágil, no debe subestimar la importancia de los procesos de soporte.
Un ejemplo típico de proceso administrativo que suele ser lento y engorroso, es la tramitación del título al terminar un programa. Y esto sucede justo en uno de los momentos más importantes del estudiante, al terminar, cuando sale de la Universidad y se lleva una mala impresión.
Hemos visto un sinfín de procesos administrativos que pueden ser optimizados y mejorados (ver Procesos en Educación). A continuación presentamos dos ejemplos, muy ilustrativos de los beneficios en agilidad, calidad y mejora en la experiencia para los involucrados, que conllevaría su automatización:
- Procesos de contratación docente. Automatizar este proceso permite la publicación de un llamado para cubrir una posición docente, y la recepción de los postulantes con sus Curriculum adjuntos. La evaluación de un nuevo docente puede ser realizada simultáneamente por varias personas, aprovechando que la información es totalmente digital (se evita hacer copias del Curriculum y trasladarlas). Una vez seleccionado el docente, el proceso formal de contratación y firma de documentos también se puede hacer digital y ágil. Finalmente, el onboarding a la Universidad, la entrega de equipamiento, la presentación con autoridades, se puede gestionar de forma centralizada y con alertas para evitar atrasos que comprometan la fecha de inicio de los cursos.
- Coordinación de actividades especiales, tales como viajes, participación u organización de Seminarios, conferencias, ferias estudiantiles, etc. Este es otro ejemplo de proceso que se realiza de forma ad-hoc, muchas veces desordenada. La planificación por lo general involucra diferentes áreas de la Universidad. También hay un presupuesto asociado que aprobar. Y los interesados deben poder saber en todo momento en que etapa se encuentra la planificación. La automatización de este proceso permite el trabajo en simultáneo de varias personas, reunir en un único lugar toda la documentación de la actividad especial, y emitir alertas para cumplir con los plazos previos necesarios.
Para el éxito de estas iniciativas, son muy relevantes las características low-code / no-code de INTEGRADOC. Éstas permiten que funcionarios de la Universidad creen y den mantenimiento a los procesos automatizados de forma autónoma.
Además de reducir los costos sensiblemente, la Universidad tendrá capacidad de respuesta inmediata para atender las nuevas necesidades que todo el tiempo aparecen.
Sinergias académicas con universidades
La sinergia con la academia ha sido siempre un pilar en INTEGRADOC, impulsando diferentes líneas sinérgicas con Universidades de América y Europa.
En algunos casos la colaboración se produce desde el lado estrictamente académico, sea impulsando líneas de investigación en el área de la gestión de procesos de negocios (BPM), o directamente por que las Universidades eligen INTEGRADOC como herramienta para las prácticas en sus cursos de Gestión por Procesos. Estos cursos son comunes en las carreras de Ingeniería Industrial, Ingeniería Mecánica, Administración de Empresas, Contador e Ingeniería en Informática. Naturalmente, cada curso tendrá el enfoque particular de la carrera, y la gestión por proceso se abordará desde diferentes ángulos. A manera de ejemplo, en la carreras de Administración de Empresas y Contadores, los cursos de gestión por procesos están orientados a la gestión y funcionamiento administrativo de las organizaciones. En las carreras de Ingeniería pueden estar más orientados a la eficiencia, e incluso a aspectos más tecnológicos como la integración de aplicaciones y sistemas.
Otro tipo de iniciativa, diferente, pero tremendamente exitosa por su aplicabilidad inmediata, es la realización de sesiones específicas o seminarios breves como parte de cursos de postgrados. Estas actividades son de carácter práctico, donde el estudiante es expuesto a una situación de negocio que puede ser resuelta utilizando tecnología BPM. El estudiante incorpora los conceptos clave de la disciplina mediante su aplicación a un problema tangible (hands-on)
Algunas de las Universidades latinoamericanas con las que hemos establecido diferentes tipos de sinergias:
- Universidad Católica del Uruguay
- Universidad de la República, Centro de Posgrados de la FCEA, Uruguay
- Universidad de Montevideo, Uruguay.
- Universidad de Panamá.
- Universidad Tecnológica de Panamá.
- Universidad de Cundinamarca, Colombia.
- Pontificia Universidad Javeriana, Colombia.
El método del caso, instrumento clave en en los programas de MBA también ha sido utilizado con éxito. La Universidad de Harvard incluyó el caso eNotificaciones en Uruguay, que trata sobre la aplicación de INTEGRADOC para un proyecto de BPM de alcance nacional junto a nuestro cliente AGESIC.
Si busca ser una Universidad moderna y ágil, o agregar a su oferta académica contenidos de gestión por procesos, explorando algún tipo de colaboración como las presentadas, no dude en contactarnos.
Conclusiones
Si queremos tener una Universidad moderna y ágil, tanto en sus aspectos académicos con en los procesos administrativos y soporte, es necesario transitar hacia una gestión digital de todos los procesos que sustentan su operación.
En este artículo propusimos ejemplos concretos de procesos académicos (como la creación de una nueva oferta académica), así como procesos administrativos (como la contratación de nuevos docentes), demostrando que su automatización y digitalización provee resultados concretos y tangibles.
Mejorar la eficiencia y la eficacia en la gestión de la Universidad es muy importante. También lo es mejorar la percepción de estudiantes, docentes y funcionarios. Aún más en un entorno cada vez más competitivo, donde las barreras geográfica desaparecen rápidamente y la oferta educativa crece día a día.
INTEGRADOC, como solución de gestión de procesos low-code / no-code, permite la digitalización y automatización de procesos en tiempos muy cortos. Y tanto, o más importante aún, permite que la Universidad sea autónoma, identificando y automatizando nuevos procesos, sin depender de consultores externos o costosos desarrollos de software a medida.