Uruguay fue reconocido en varias ocasiones por su respuesta a la pandemia del Coronavirus. Coberturas de medios reconocidos como Bloomberg, The Washington Post, la BBC y el Buenos Aires Times entre otros, dieron cuenta del desempeño de las instituciones y ciudadanos en mantener la curva de contagios aplanada.
Los pilares en los que se basó el país para lograr ese desempeño fueron variados. Desde culturales, hasta tecnológicos, pasando por el sistema de salud, la responsabilidad de la población y por supuesto las decisiones y acciones tomadas por las autoridades.
En este artículo, analizaremos uno de los instrumentos tecnológicos que sumó un grano de arena contra la pandemia: El Sistema de Notificaciones y Comunicaciones Electrónicas del Uruguay, o simplemente, eNotificaciones. Este sistema evitó aproximadamente 400.000 desplazamientos de personas al realizar las notificaciones y comunicaciones de forma digital, con la consecuente eliminación de contagios durante los mismos.
Si bien este sistema es sólo uno entre muchos otros, sirve como ilustración de que el grado de avance digital del país, fue un factor relevante en la lucha contra la pandemia.
Desde el surgimiento de la pandemia en Marzo de 2020 a la fecha de publicación de este artículo (Noviembre de 2020), se enviaron decenas de miles de notificaciones y comunicaciones electrónicas. Cada una de ellas evitó dos desplazamientos de personas, generando así un impacto cuantificable y relevante en los esfuerzos de reducir los desplazamientos como instrumento para reducir la curva de contagios en el país.

El sistema de Notificaciones Electrónicas
El sistema de Notificaciones y Comunicaciones Electrónicas (eNotificaciones) fue desarrollado por la Agencia de Gobierno Electrónico del Uruguay (AGESIC) sobre tecnología INTEGRADOC BPM en el año 2013, con una extraordinaria visión de largo plazo.
La idea original fue tener un único sistema, donde todos los ciudadanos del país, empresas, y organismos públicos, pudieran recibir las notificaciones y comunicaciones enviadas desde cualquier organismo público.
En lugar de tener decenas o cientos de sistemas y puntos de recepción de dichas notificaciones, el Sistema de Notificaciones Electrónicas permite facilitar al receptor de las mismas leerlas, emitir constancias de recepción y dar las garantías legales necesarias para reemplazar completamente el soporte papel.
Cada receptor de notificaciones y comunicaciones, contará con Domicilio Electrónico. Este es un concepto potente, que es idéntico al Domicilio constituido de cada persona o empresa. Al notificar a un Domicilio Electrónico, se considera al destinatario como notificado, de forma análoga a cuando se le envía, por ejemplo, un telegrama a su casa.

La relevancia de verlo como un proceso de notificación.
Un aspecto clave del proyecto, es que cada organismo público que deseara utilizar el sistema para notificar, podría tener un proceso ligeramente distinto para redactar, revisar y emitir las notificaciones.
Pero además, el proceso notificar tiene una parte formal, que instrumenta el Decreto N° 276/013, y que es lo que da validez legal a la notificación electrónica.
La solución a los requisitos anteriores, es modelar un proceso de notificación, que tenga una primera parte que se ejecuta en el organismo notificador, y que pueda ser ajustada a las necesidades de cada uno. Como corolario, este enfoque permite atender necesidades específicas de cada organismo y por ende facilita la adopción del sistema.
La versión más simple de esta primera parte del proceso, se podría resumir con el siguiente diagrama (en notación BPMN):

La segunda parte del proceso, no es modificable para cada organismo, pues instrumenta el Decreto reglamentario. De esta forma, se asegura que una notificación luego de enviada al Domicilio Electrónico del destinatario, seguirá todos los pasos necesarios, y generará las constancias correspondientes, que serán firmadas electrónicamente, para darle total validez a la notificación.
El formulario de Notificación Electrónica.
Una vez ajustado el proceso de notificación, los funcionarios del organismo notificador, completarán un formulario, con toda la información relevante de la notificación:

Notar que este formulario tiene diferentes tipos de campos y reglas de negocios asociadas. Además incluye funcionalidades potentes, como por ejemplo la búsqueda de destinatarios. De esta forma, se puede elegir entre potencialmente millones de ciudadanos, empresas y organismos que podrían recibir la notificación.
El Domicilio Electrónico del destinatario.
Cada ciudadano recibirá las notificaciones y comunicaciones en su Domicilio Electrónico, al que podrá acceder desde su casa, sin desplazamientos, lo que resultó un factor positivo para reducir los desplazamientos como medida para aplanar la curva del Coronavirus.
La interfaz del sistema le permite acceder a todas las notificaciones recibidas, realizar búsquedas, darse por notificado e incluso intercambiar información con el organismo notificador.

Impacto cuantitativo de las Notificaciones Electrónicas
Entre Marzo y Noviembre de 2020, hubo 34 organismos activos, que enviaron notificaciones y comunicaciones electrónicas mediante el sistema de eNotificaciones.
Para ser precisos, se enviaron 100.000 notificaciones electrónicas y 45.000 comunicaciones electrónicas, que llegaron de forma 100% digital al Domicilio Electrónico de cada destinatario.
Antes de este sistema, las notificaciones y comunicaciones eran enviadas en papel (telegrama simple, telegrama colacionado u otros mecanismos). Esto implicaba cómo mínimo dos desplazamientos por cada una de ellas; uno para dejar la notificación en domicilio del destinatario y otro para volver, o en muchos casos para “darse por notificado”. En algunos casos, requería hasta 4 desplazamientos (dos para entregar la notificación, y luego dos más del notificado para darse por notificado y proveer información).
Siendo conservadores, consideremos 3 desplazamientos por cada Notificación y 2 desplazamientos por cada Comunicación.
En este contexto, la utilización del sistema de Notificaciones y Comunicaciones electrónicas evitó 390.000 desplazamientos, con sus potenciales contagios, entre Marzo y Noviembre de 2020.
Considerando la facilidad con que el Covid19 se transmite y contagia entre las personas, estos casi 400 mil desplazamientos de personas que se evitaron, sin duda fueron nuestro pequeño pero importante aporte en la lucha que el país está llevando a cabo contra este virus.
Este ejemplo, sirve como muestra de la importancia que ha tenido el alto grado de avance en gobierno electrónico y soluciones digitales del Uruguay. En este caso particular, nos alegra haber podido aportar tecnología para esta batalla que toda nuestra sociedad está librando, y que estamos seguros terminará con victoria en los próximos meses.
Impacto ambiental de las notificaciones electrónicas
Adicionalmente, estas casi 150.000 notificaciones y comunicaciones, permitieron reducir significativamente el impacto en el medio ambiente.
Los casi 400.000 traslados que se evitaron, significan vehículos que no recorrieron kilómetros, generando polución y consumiendo combustibles fósiles.
Además, considerando que se gastan 5 hojas de papel por cada notificación y comunicación en promedio (algunas más, otras menos), se produjo un ahorro de 725.000 hojas de papel. Este ahorro no sólo debe ser medido en el papel ahorrado en sí mismo, sino también en el gasto de insumos (como el tóner o tinta de impresoras), energía eléctrica (para la impresión), traslado interno en el organismo de esos papeles, y posterior almacenamiento.
Todos estos elementos producen una huella ambiental, la que el Sistema de Notificaciones y Comunicaciones permite eliminar completamente.
Lo mejor está por venir…
Es bueno notar que el sistema aún se encuentra en expansión, restando camino aún por recorrer hasta llegar a todos los organismos, empresas y ciudadanos del país.
Por ello, los resultados presentados en este artículo, son sólo el comienzo. En la medida que más organismos del Estado lo adopten para enviar sus notificaciones y comunicaciones, y más ciudadanos, empresas y organismos lo utilicen para recibirlas, los resultados serán aún mejores. Estamos trabajando para ello 🙂