En el sector comercio usualmente ya se cuenta con procesos y sistemas para la gestión del corazón del negocio: comprar y vender mercadería.
Y eso deja enormes ventanas de oportunidad para mejorar otros procesos, de soporte, pero que al final del día tienen incidencia en los márgenes y en la operativa de las cadenas.
Algunos ejemplos de dramáticas mejoras obtenidas al automatizar procesos en el Sector Comercio son:
- Checklist e inspección de locales.
- Recepción y atención de quejas, reclamos, sugerencias.
- Reporting de locales
Existen decenas de procesos de soporte en el sector comercio. A continuación presentaremos un ejemplo concreto, que el hábil lector podrá extrapolar a sus necesidades específicas.
Ejemplo: Inspección de Locales
Este es un proceso típico, que se puede ejecutar a diario, por ejemplo en locales de cadenas de alimentación para revisar las condiciones higiénicas. O también puede ser ejecutado con menor frecuencia, por ejemplo una vez a la semana, en locales de venta al público de ropa.
La idea principal es que haya un formulario con un checklist, que un inspector completa. Y posteriormente, dependiendo de los hallazgos, tenga un flujo de revisión y aprobación.
El diagrama del proceso
Un ejemplo típico de modelo del workflow asociado al proceso de inspección de locales sería:
Notar que el proceso es simple, pero soporta las principales necesidades:
- Permite ser iniciado por un inspector mediante un teléfono o tablet en el mismo local. No requiere un PC.
- Inmediatamente los hallazgos viajan por INTEGRADOC a la etapa siguiente, no hay tránsito de papeles o mails.
- En caso de atrasos, temporizadores mueven la instancia de proceso automáticamente.
- Se avisa mediante correo electrónico a las personas asignadas para que completen sus tareas.
- Se genera una traza de auditoría completa de toda la información recogida.
El formulario del proceso del sector comercio.
A su vez, este proceso, debería tener un formulario asociado, donde el inspector complete un checklist inicialmente.
Esa configuración se realiza en INTEGRADOC, mediante el editor de formularios para cada proceso, sin requerir programación:
La cantidad, tipo y obligatoriedad de los campos se configura sin requerir conocimientos técnicos. Esto facilita su evolución, permitiendo agregar nuevos controles en el futuro.
Todos estos campos además, serán útiles para realizar una adecuada gestión de documental, permitiendo búsquedas por estos contenidos.
Reportes útiles en el sector comercio
INTEGRADOC permite definir reportes a medida, que contengan la información específica de cada proceso. Siguiendo con el ejemplo, podría mostrar en columnas:
- El local comercial inspeccionado.
- La fecha de inspección.
- Nombre del Inspector.
- Parámetros que no estaba en sus rangos aceptables.
Además, existen reportes históricos preconfigurados para presentar información útil, como por ejemplo el tiempo promedio en el último semestre para completar las inspecciones. O quién es el inspector que más inspecciones realizó.
Finalmente, los reportes en tiempo real facilitan ver en cada momento las instancias de procesos pendientes, quién las tiene asignadas, desde hace cuánto tiempo, etc.