Un workflow, o flujo de trabajo en español, es un conjunto de actividades relacionadas, que son completadas en un determinado orden para alcanzar un objetivo de la organización. Estas actividades, o tareas, son realizadas por los llamados “participantes” del proceso, que pueden ser humanos o no (en ese caso, pueden ser software, máquinas, etc.).
Veamos un ejemplo muy simplificado. Si en mi organización hay vendedores recorriendo todo el país, un posible workflow sería el de “rendición de gastos”, donde sus tareas y participantes serían:
- El vendedor almuerza, paga con efectivo, y pide la factura como comprobante. Tarea: registrar gasto; participante: vendedor.
- Una vez al mes, el vendedor viene a la casa matriz y entrega todos los comprobantes en papel a alguien de Administración. Tarea: recibir comprobantes; participante: administración.
- Esa u otra persona del equipo de administración revisa los comprobantes uno a uno, rechaza algunos y aprueba otros. Tarea: revisar comprobantes; participante: administración.
- Alguien del equipo de recursos humanos recibe los comprobantes autorizados y agrega a la liquidación de sueldo del vendedor los importes correspondientes. Tarea: pagar viático; participante: RRHH.
¿Qué es workflow desde un punto de vista tecnológico y qué aporta a la Gestión de Procesos de Negocio?
El workflow en sí mismo puede ser completamente manual, como en el ejemplo anterior. La gracia está en aprovechar la tecnología disponible para automatizarlo. De esta forma, podemos ahorrar costos, aumentar la eficiencia y mejorar la calidad del trabajo tanto para los empleados como para los clientes.
Existe una familia de productos de Software, originada en la década de los 90s, llamadas “Workflow Management System”, o Sistemas de Gestión de Workflow. Estos sistemas permiten la definición de los workflows, y cuentan con un “motor de workflow” que interpreta esa definición para ejecutar los workflows, asignar las tareas a los participantes, teniendo en cuenta las reglas de negocios y normas de la organización involucradas.
Más adelante en el tiempo, y como evolución a los Sistemas de Workflow, surgió la disciplina de Gestión de Procesos de Negocios (Business Process Management – BPM en inglés). Desde un punto de vista formal y teórico no es lo mismo que solamente automatizar un workflow, aunque en la práctica tienen muchos puntos en común. De hecho, la característica distintiva de un Sistema de Gestión de Procesos de Negocios (BPMS) es automatizar workflows; aportando adicionalmente la integración con otros sistemas, la medición del funcionamiento de esos procesos mediante KPIs y su mejor continua.
¿Cómo crear un workflow?
Cuando deseamos crear un workflow automatizado, debemos responder tres grandes preguntas:
- ¿Quiénes? Responder esta pregunta nos permite identificar los participantes, sean humanos o sistemas, que completan las diferentes tareas de un workflow.
- ¿Qué hacen? Esta pregunta nos obliga a identificar todas las tareas que son relevantes para la consecución del objetivo de negocio.
- ¿Sobre qué información? Esta última interrogante, nos ayuda a definir los datos relevantes que los participantes necesitan para completar sus tareas.
¿Cómo modelar y automatizar un flujo de trabajo?
Cuando deseamos automatizar un workflow, lo que haremos será llevar a un software las respuestas de las tres preguntas anteriores. Y para ello, contamos con dos componentes fundamentales:
- El formulario asociado al workflow, que contendrá los campos relevantes. Esto corresponde al “¿sobre qué información?“. Estos campos almacenarán la información relevante. Continuando con el ejemplo de la “rendición de viáticos”, un campo sería el nombre de quien solicita la rendición de viáticos, la lista de gastos con sus conceptos y montos, la fecha del gasto, etc.
- El diagrama del proceso, es la representación gráfica de las tareas y condiciones que seguirá cada instancia de proceso, y quien debe completar cada una. Esto corresponde a “¿quiénes?” y “¿qué hacen?“. En el ejemplo que venimos manejando, serían las etapas de “Registrar Gasto”, “Revisar Comprobantes”, etc. Notar que este análisis paso a paso del proceso, nos permite eliminar la tarea “Recibir Comprobantes”. Esta tarea antes se hacía manualmente pero ya no es necesaria con el proceso automatizado, aumentando la productividad del negocio. Para el diagrama del proceso se puden utilizar diferentes notaciones gráficas, en INTEGRADOC utilizamos el estándar internacional mundialmente más aceptado: BPMN.
Una vez que se han definidos estos dos elementos principales (formulario y diagrama del proceso), se puede desplegar y los usuarios comenzar a utilizarlo.
Workflow low-code y no-code
Una distinción relevante entre los sistemas de gestión de workflow, es si requieren o no conocimientos técnicos y programación para poder desplegar y ejecutar un workflow.
Las Suites de Gestión de Workflow antiguas, requerían amplios conocimientos técnicos para ser instaladas y configuradas adecuadamente. Además, requerían programación por ejemplo para la definición de los formularios o evaluación de condiciones que involucrasen varios conceptos. Si bien estas soluciones eran muy flexibles, también eran costosas y requerían mucho tiempo.
Hace pocos años, surgió el concepto de low-code / no-code workflow, que corresponde a herramientas que no requieran prácticamente conocimientos técnicos ni programación. Toda la definición del formulario y el diseño del proceso se hace gráficamente. Una persona que conozca el negocio, pero sin background informático, puede perfectamente automatizar un workflow completo. Estas características reducen dramáticamente los costos y tiempos de implantación, permitiendo mostrar resultados rápidamente. INTEGRADOC en su versión actual se encuentra en esta categoría, proveyendo un retorno de la inversión (ROI) mucho más rápido que otros productos e incluso nuestras versiones anteriores.
En el caso de un workflow administrativo, como lo es el ejemplo de viáticos propuesto, se podrá completar su automatización y ponerlo a disposición de los usuarios en apenas horas (en lugar de meses como sucedía antes). Así es posible aumentar la productividad de todos los departamentos, sin implicar un costo excesivo o tiempo del departamento de IT (siempre escaso).
Gestor documental
Una característica importante de INTEGRADOC para desplegar soluciones completas sin codificar, es que incluye un gestor documental. Con él, se puede definir datos, metadatos y luego utilizarlos para realizar búsquedas, reportes y análisis de datos sin programar. Es un complemento ideal a la gestión de workflow.
A manera de ejemplo, en un workflow administrativo de toma de decisiones, tan importante como su automatización paso a paso, es poder realizar búsquedas históricas para encontrar temas de interés y toda la documentación relacionada. En ese caso, es importante además de definir el workflow y sus niveles de aprobación de decisiones, incluir metadatos que nos permitan mucho tiempo después, encontrar la información almacenada en el WMS.
En conclusión…
La automatización de procesos ha tenido un avance notable en los últimos años, y muchos conceptos han surgido. Los dos más importantes, Workflow y Business Process Management (BPM o Gestión de Procesos de Negocios) no significan lo mismo. Pero a efectos prácticos, son términos que se utilizan casi como sinónimos.
La idea principal es formalizar y automatizar un conjunto de tareas, realizadas por diversos participantes. Se obtiene mayor eficiencia, así como certeza de que siempre se ejecutarán todas las tareas y en el orden deseado. Además, un gestor documental nos ayudará a buscar y encontrar información relevante almacenada en el sistema.
Una adecuada gestión de workflow nos permitirá además de ser más eficientes, poder reaccionar más rápido ante cambios en la demanda, regulaciones o competencia. Una herramienta low-code / no-code nos permitirá hacerlo en horas o días, en lugar de semanas o meses.