Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs), en particular la disciplina de gestión de procesos de negocios (BPM), son una herramienta fundamental para mejorar la gestión de los gobiernos. Su incorporación en distintos procesos permite progresar en la relación del Estado con los ciudadanos. La reducción de tiempos administrativos, aumento de la transparencia y cuidado del medio ambiente, son otros aspectos que también generan valor para la administración pública. En este artículo analizaremos varios de los motivos de la implementación del trámite en línea en Panamá, obligatorio para todos los organismos estatales.
La pandemia como puntapié
La crisis desatada en Panamá (así como en los demás países de latinoamérica) a raíz de la pandemia por Covid-19, puso en evidencia la necesidad de modernizar rápidamente ciertos aspectos del Estado. Un proyecto que lleva un tiempo gestándose desde la AIG (Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental) es la realización de trámites a través de herramientas digitales.
La sanción de la Ley 144 del 15 de abril de 2020 lleva al proyecto un paso más adelante. Esta iniciativa forma parte de las 125 acciones prioritarias del Presidente de la República, Laurentino Cortizo. En el Plan de Acción Uniendo Fuerzas 4 Pilares y 1 Estrella, con 125 acciones prioritarias para transformar Panamá, presentado en abril de 2019 por el entonces candidato, se promete, específicamente en la acción prioritaria N°4 Panamá Digital, reducir significativamente la tramitología excesiva en los procesos gubernamentales.
El proyecto consiste en alinear todas las iniciativas de modernización de las instituciones públicas con la agenda digital establecida por la AIG. Este organismo ya viene trabajando en la materia y de hecho hay más de 100 trámites disponibles en el portal Panamá Tramita.
Distancia social, cercanía ciudadana
Los trámites en línea permiten que las interacciones de los panameños con los organismos públicos, sean realizadas 100% a través de internet.
Para ello, la ley 144 prevé el establecimiento del portal Panamá Tramita. Un portal único, donde el ciudadano podrá acceder de forma rápida y segura a todos los trámites que necesite realizar con el Estado. Además, se incorporará una identidad digital, una billetera digital estatal y se actualizará el mecanismo de pagos en línea. En este Portal Único del Ciudadano se podrá consultar todo trámite en línea y sus requisitos.

De esta manera, se evita el contacto físico (gran beneficio en el contexto actual) y al mismo tiempo se acerca la gestión gubernamental a los ciudadanos, que pueden acceder a toda la información que necesitan con solo un click.
La automatización completa de un trámite, permite que el ciudadano no se desplace. Pero también permite a los funcionarios trabajar y colaborar remotamente, convirtiéndose así en un instrumento de gran efectividad para mantener el distanciamiento social.
Transparencia y acceso a la información pública
La posibilidad de ofrecer a la población acceso, de manera instantánea, a decisiones estatales o a darle seguimiento a distintos proyectos por vías digitales, es también un gran beneficio del e-gobierno. Esto garantiza mayor transparencia y se traduce en confianza por parte de la ciudadanía, mejorando la gobernabilidad.
Las iniciativas de transparencia y acceso a la información pública contribuyen positivamente al fortalecimiento democrático y la confianza en los organismos estatales. Sin embargo, dependen en gran medida de la fiabilidad y la accesibilidad de los archivos que custodian esa información. Archivos mal gestionados pueden poner en duda la integridad de la información. De igual manera, cumplir (o reducir) los plazos establecidos de respuesta a los ciudadanos puede descalificar a la iniciativa mejor intencionada. Por eso resulta de suma importancia elegir una plataforma que reúna las condiciones necesarias (e incluso supere las expectativas) para la automatización del proceso de solicitud de información pública y el almacenamiento de los documentos electrónicos.
El Módulo de Acceso a la Información Pública de INTEGRADOC trabaja con estándares y procedimientos que aseguran el cumplimiento de las normativas de cada país y la seguridad de la información.
Trazabilidad, seguridad, ahorro y agilidad
Uno de los requisitos absolutamente imprescindibles para una plataforma de trámite en línea, especialmente a la hora de ofrecer servicios gubernamentales digitales, es garantizar la trazabilidad de los documentos electrónicos y los resultados de cada proceso.
La automatización de procesos relacionados a trámites mediante BPM permite la formalización de los mismos y la traza completa de su ejecución.
Además, la utilización de documentos electrónicos aporta un ahorro significativo de papel y de espacios de guardado. Sin embargo, se debe tener en cuenta que el software de gestión debe asegurar completamente este respaldo.
Un Gestor Documental potente, como el que incluye INTEGRADOC, permite almacenar todos los documentos con una adecuada política de seguridad. Además, dispone de un repositorio centralizado y único donde realizar búsquedas de datos y metadatos. Además, el envío seguro de documentación de forma electrónica, permitirá el intercambio ágil entre entidades gubernamentales mejorando la calidad del servicio final al ciudadano.
En definitiva…
La ley 144 del Estado panameño busca aportar ahorros y agilización de procesos internos a través un plan de simplificación administrativa, enfocado en el ciudadano.
INTEGRADOC puede ser un aliado fundamental para esta iniciativa, considerando sus capacidades para la definición formal y automatización de procesos, el soporte para los documentos y firmas electrónicas, y la amplísima experiencia instrumentando trámites en línea de gobiernos latinoamericanos.

Finalmente, cabe destacar que no sólo es Panamá quien se encuentra en una situación así. El escenario que describimos es aplicable a la totalidad de los países de Latinoamérica.
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