Transformación Digital: el error es esperar

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Ciertamente, la Transformación Digital es un modelo mental, no un problema tecnológico tal como afirma el Ing. Marcel Mordezki. Y la tecnología es lo que siempre ha sido, un instrumento para lograr un objetivo.
En este caso el objetivo de la transformación digital es que nuestras empresas sean más eficientes, a partir de la óptima selección y utilización de tecnologías digitales.

Bajemos a tierra un poco estos conceptos
¿Qué significa transformar digitalmente nuestras organizaciones?

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Una parte medular de la transformación digital es transformar los procesos de negocio que sustentan la operación. Transformarse digitalmente, implica transformarlos.

Si la Transformación digital comienza en la cabeza, los procesos son los músculos que mueven a mi organización.

Procesos que hacen que nuestra organización funcione y que alcance sus objetivos. Es decir que haga lo que tiene que hacer. Procesos que guían el trabajo de nuestros empleados día a día, mientras colaboran, se comunican interna y externamente, actualizan sistemas informáticos, registran sus acciones, manejan vencimientos, etc.

El mercado siempre es una carrera, competitiva.

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Hoy la realidad nos presenta desafíos tanto para las pequeñas como para las grandes empresas:

Las grandes empresas:

  • Se sienten amenazadas por startups digitales que aparecen sin aviso, y son más eficientes en su operación, más ágiles para cambiar y adaptarse.
  • Se sienten “Presas” de una inversión en TI, que es por lo general un costo hundido, pero difícil de reemplazar, con años de personalización y ajustes, probablemente aún generando valor para los clientes.
  • Cuentan con personas acostumbradas y cómodas con esos sistemas, que no desean cambiar su forma de trabajo.
  • A veces “sufren” de demasiada estandarización, o procesos manuales (mail, Excel) que le generan mucha rigidez.

Por otro lado, las pequeñas empresas:

  • Precisan hacerse un lugar en el mercado, pero disponen de poca espalda para invertir en tecnologías nuevas y poco tiempo gerencial para atender la transformación.
  • Tienen una necesidad imperiosa de ser más competitivas, vender, crecer, sobrevivir
  • Y no pocas veces, esta excesiva flexibilidad les genera caos.
  • Y allí es cuando las personas se sienten desmotivadas, por el continuo “correr atrás de la perdiz”
  • Y también los clientes están desconformes, por la variabilidad en los niveles de servicio
  • Lo que finalmente redunda en que la gerencia se siente desmoralizada por la falta de previsibilidad de las operaciones y la continuidad del negocio.

Lo que se debe ver, es que en el corazón de la transformación digital, hay procesos. Procesos bien gestionados y automatizados, resuelven esos desafíos y permiten evolucionar tan rápido como cambia el negocio.

Analizando la transformación digital

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La Transformación Digital se puede analizar en estas 4 direcciones:

  • Modernización de aplicaciones, acceso desde cualquier dispositivo
  • Adopción de la nube (cloud), y acceso universal
  • Integración ágil e inteligente entre distintos sistemas
  • Diseño y rediseño de los procesos que sustentan la operación

Por supuesto, las tecnologías y plataformas que permiten esta transformación digital son varias, con diferentes fines, costos, complejidad. En particular, las Tecnologías de Gestión de Procesos de Negocios o BPM (por sus siglas en inglés) son de las más aplicables pues proveen:

  • Forma rápida de construir aplicaciones modernas.
  • Se integren con otros sistemas, internos o externos.
  • Permiten diseñar y rediseñar procesos iterativamente, mejorándolos de forma continua.

El punto es que estas tecnologías existen hace muchos años, lo que está sucediendo ahora, es que se han democratizado, se han vuelto accesibles también a empresas medianas y pequeñas de Uruguay y del mundo.

Algunas de estas soluciones, funcionan en la nube, permitiendo diluir el costo de la licencia entre miles de clientes, y por ende bajando la barrera de entrada a la tecnología de BPM. Otras organizaciones, prefieren el modelo on-premise (instalar en servidores propios), pero en estos casos también aplica el modelo de arrendamiento de software (Software as a Service), con prácticamente los mismos beneficios:

  • Evitar inversiones iniciales de magnitud, y por ende mitigar el riesgo.
  • Reducir el tiempo de implementación, con menor costo de consultoría
  • Reducir requerimientos de personal de TI
  • El cliente percibe que “puedo probar y ver” la tecnología antes de comprometerse en el largo plazo

Todos estos elementos, permiten bajar las barreras de entrada a la tecnología y también las de salida. Las personas se animan a probar. Invierten, apuestan, ven resultados rápidos y deciden si seguir o no.

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Aplicaciones dirigidas por procesos resultan clave en la Transformación Digital y en una integración inteligente de todos los recursos y participantes de cada proceso.

Éstas “orquestan” los recursos de la organización:

  • Mueven trabajo de una persona a otra, en cada etapa
  • Facilitan colaboración, independiente del lugar del mundo
    • Pueden integrar toda la cadena de valor: clientes que hagan pedido, proveedores que coticen en línea, etc.
  • Automatizan las tareas repetitivas y manuales lo que disponibiliza más tiempo para tareas de valor agregado
    • Personas reciben el trabajo a realizar
    • Alertas cuando se acerca el tiempo máximo definido para cada tarea
  • Proveen KPI’s para las decisiones que haya que tomar en el proceso.

Estas actividades, son parte de TRANSFORMAR LOS PROCESOS DE NEGOCIOS EN DIGITALES Y GESTIONARLOS ADECUADAMENTE

Y así logramos:

  • Procesos que evolucionan rápido y sin costos relevantes, ni en dinero ni en horas
  • Aplicaciones “sexy’s”, tanto para empleados, clientes, proveedores
  • Acceso global: multidispositivo y desde cualquier lugar del mundo
  • Integración inteligente: con sistemas legados o en la nube (DropBox, etc)

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Conclusiones

  • Sistemas de Gestión de Procesos actuales juegan un rol muy relevante en las estrategias de transformación digital.
  • La eficacia y eficiencia de los procesos, no sólo los centrales, sino también los de soporte, es muchas veces el diferencial para competir y sobrevivir.
  • Orquestar los recursos, asignar el trabajo a cada persona, facilitar la colaboración y obtener indicadores de desempeño de esos procesos es clave.
  • El uso de estándares de modelado permite trabajar colaborativamente, pensar y focalizar energías en cómo cambiar y mejor.
  • El modelo de software as a service (SaaS), sea en la nube (cloud) o en servidores propios (On-Premise), ha bajado las barreras de entrada y de salida a la tecnología BPM.
  • Se está produciendo una masiva automatización de procesos, en todo el mundo, tanto en empresas grandes que desean renovarse y protegerse de nuevas amenazas, como en empresas pequeñas que buscan hacerse su lugar en el mercado[1].

Desde mi perspectiva, es un grave error esperar. La transformación digital no es algo lejano ni utópico. Actualmente existen los instrumentos tecnológicos, y son accesibles, como para transitar ese camino inmediatamente.

[1] Fuente: www.elobservador.com.uy