BPMN: La notación estándar para modelar Procesos de Negocio

 

BPMN (por su sigla en inglés Business Process Modeling Notation) significa «Notación para el modelado de Procesos de Negocios» y es el estándar internacional más importante para modelar procesos. La versión actual del estándar es la 2.0. 

BPMN es una notación gráfica que describe la lógica de los pasos de un Proceso de Negocio. Fue creada con el objetivo específico de crear un estándar, un lenguaje común para el modelado de procesos de negocio y es actualmente una pieza  de suma importancia en la disciplina de BPM. 

 

INTEGRADOC X, la nueva versión de nuestro producto, trabaja con esta notación para el modelado de procesos. Al tratarse de un estándar internacional, permite a sus usuarios, estén donde estén, entender, modelar, compartir, discutir y mejorar sus procesos de negocios. 

 

Para entender mejor el concepto de BPMN, compartimos este artículo (originalmente en inglés) publicado por Bruce Silver, un especialista en la disciplina, consultor y analista independiente, que ha escrito varios libros sobre la temática. El artículo dice así:

 

Ayer alguien me consultó por Twitter: ‘¿Alguna vez has visto un breve resumen de BPMN que tenga sentido para quienes nunca han oído hablar del tema?’ Mmm… Probablemente no. Así que aquí va mi explicación.

¿Qué es BPMN? El estándar «Notación para la Gestión de Procesos de Negocios», o BPMN, es un lenguaje de diagramas de proceso. En él se describe, a través de una imagen, las etapas de un Proceso de Negocio de principio a fin, es un punto de partida fundamental si quieres documentar un proceso, analizarlo para una posible mejora, o definir requerimientos para una solución tecnológica a un problema de procesos. Desde la década de 1980 han existido decenas de lenguajes para diagramar procesos. Entonces, ¿qué tiene de especial el BPMN?

Antes que nada, BPMN es un estándar abierto de la industria, bajo el auspicio de Object Management Group. No es propiedad de una herramienta o de una empresa de consultoría particular. Lo utilizan una amplia variedad de herramientas y el significado de su diagrama de procesos es independiente a la herramienta utilizada para crearlo. Con BPMN no es necesario utilizar una única herramienta estandar para todos en una organización, ya que todas comparten un lenguaje de modelado común.

Por otro lado, a diferencia de los diagramas de flujo creados en una herramienta particular como Visio o Powerpoint, el significado de cada forma y símbolo en BPMN es muy preciso y, en principio, independiente de la interpretación personal de quien lo haya dibujado. Digo «en principio» porque es posible violar las reglas de BPMN, al igual que es posible escribir una oración en español que viola reglas gramaticales o la ortografía aceptada. No hay consecuencias drásticas a ello, pero se reduce la eficacia de comunicación del diagrama.

En tercer lugar, BPMN es un lenguaje en común entre personas de negocios y personas de tecnología (TI), y es el primer lenguaje de modelado que logró esto. Cuando se desarrolló BPMN por primera vez, hace unos diez años, las únicas normas de modelado de procesos en ese momento disponibles – diagramas de actividad UML y IDEF, entre otros – eran consideradas “normas de IT”, no aceptadas por el mundo de los negocios. Para quienes estaban en ese mundo, un diagrama de proceso era un flujo ampliamente utilizado por profesionales de BPM, pero carecía de una definición concisa. BPMN tomó el aspecto básico de un diagrama de flujo pero añadió la precisión requerida por el área de IT. De hecho, esa precisión resulta suficiente para realizar una automatización de procesos en un BPM Suite (BPMS). El hecho de que el lenguaje visual que utiliza la empresa para describir un proceso sea el mismo que el lenguaje utilizado por los desarrolladores para definir ese proceso en un BPMS ha dado paso a una nueva era de soluciones de Procesos de Negocio. Las empresas y los profesionales IT pueden colaborar estrechamente a lo largo de un ciclo de mejora continua para alcanzar procesos más rápidos y ágiles.

Incluso si la intención no es crear una solución de proceso automatizado en un BPMS, los diagramas BPMN pueden revelar información crítica para documentar el proceso y su posteriormente analisarlo. Los tradicionales diagramas de flujo no logran ese cometido porque no permiten visualizar exactamente cómo el proceso empieza y termina, representar cada instancia del proceso, manejar las excepciones, las interacciones entre el proceso y el cliente, los proveedores de servicios externos y otros procesos. Las reglas de la especificación BPMN no necesitan estos elementos. Sin embargo, el uso de buenas prácticas de modelado, junto a una metodología estructurada, pueden asegurar que se incluyan. Mi libro BPMN Method and Style (‘BPMN: metodología y estilo’) y mi programa BPMessentials se basan en un enfoque de este tipo.

La adopción del modelo BPMN sí tiene un costo. Ya sea si migras de herramientas de diagramas de flujo como PowerPoint o Visio o de un lenguaje como ARIS EPC. Hay que aprender unvnuevo vocabulario y normas de diagramación. También nuevas convenciones y metodologías. Pero las ventajas de usar un lenguaje de procesos común son muy grandes. La inversión requerida para identificar y analizar procesos es mucho mayor que el costo de familiarizarse con una herramienta nueva. Se trata de un ahorro de cientos de horas-hombre desperdiciadas de otra manera en reuniones, talleres de información y presentaciones. El diagrama de procesos consumirá tiempo y esfuerzo. Y si no puede ser compartido por todo el equipo del proyecto o por toda la empresa, ahora y en el futuro, requerirá de una inversión mucho mayor. BPMN proporciona una manera de compartirlo, sin demandar que el equipo utilice una herramienta estándar. […]

Probablemente te estés preguntando: si BPMN es tan genial, ¿por qué escucho tantas quejas al respecto? Esa es una buena pregunta.

Hay quienes se quejan de que existen demasiadas formas y símbolos. En realidad, sólo hay tres formas principales, llamadas nodos de flujo: las actividades (el rectángulo redondeado) que denota una acción en el proceso; las puertas de entrada (el diamante) que denotan una bifurcación condicional; y los eventos (el círculo) que denotan, ya sea al inicio o final de un proceso o subproceso, una señal de que algo pasó. Son sólo tres, mucho menos que en los diagramas de flujo tradicionales. En BPMN, la flecha sólida, llamada flujo de secuencia, debe conectarse en ambos extremos con alguna de estas tres formas.

El problema está en que el detalle de los nodos se determina por sus iconos, marcadores y estilos de borde. Hay demasiados, lo admito. Pero sólo algunos son ampliamente utilizados y es importante conocerlos, los demás pueden ser ignorados. […]

A veces escucho quejas opuestasa esto, como que BPMN no tiene una forma estándar para visualizar información importante, como sistemas, áreas de la organización, tiempos de finalización de tareas o costos de los recursos, si disponibles en otras herramientas de modelado de procesos. En realidad, muchas herramientas BPMN si permiten incluir esto. Pero cada una lo hace a su manera. BPMN simplemente describe la lógica de un proceso, es decir, cómo comienza y finaliza el proceso, y el orden de los pasos. No describe detalles internos de una tarea, sistemas involucrados, etc. Su aplicación es bastante limitada. Hay algunas normas emergentes que con el tiempo serán incluidas a BPMN, pero todavía no son ampliamente adoptadas. Es importante distinguir la información que una herramienta puede incluir, de la información que forma parte de BPMN en sí mismo.

Por último, a ciertas personas no les gusta el hecho de que BPMN tiene reglas. Esto puede deberse a que la forma en que han modelando procesos durante años no es válida en BPMN. El objetivo de BPMN es la comunicación clara de la lógica de un proceso. Un diagrama que no cumpla con las reglas de la especificación probablemente no comunica con claridad. Al igual que cualquier nuevo lenguaje, BPMN requiere de un tiempo de apendizaje. A los hechos, no es tan difícil.