Los 4 pasos para mejorar los procesos según BPM

 

 

 

BPM (del inglés Business Process Management) es la sigla de la disciplina de Gestión de Procesos de Negocios que seguimos desde nuestros inicios y por la que hoy INTEGRADOC es reconocido en todo Latinoamérica. Esta disciplina está orientada a mejorar el desempeño de las organizaciones (públicas o privadas) mediante la optimización de los procesos de negocios que sustentan su actividad. Se basa en el paradigma de la gestión por procesos.

 

¿Cuál es el punto de partida?

Aceptar que toda actividad en una organización es parte de un proceso de negocio y que su ejecución impactará en la calidad final del producto o servicio.

BPM propone mejorar continuamente los procesos mediante un enfoque sistémico de 4 fases:

 

1. MODELAR

Para el modelado de proceso se debe utilizar una notación gráfica, de preferencia estándar, que todas las personas puedan entender rápidamente. En el diagrama se describen (en una imagen) las etapas de un proceso de negocio de principio a fin. Este es un punto de partida fundamental, tanto si sólo se necesita documentar un proceso, como si se pretende automatizarlo y luego analizarlo para una posible mejora.

 

2. AUTOMATIZAR

La automatización debe ser rápida. Tomada la decisión de automatizar un proceso, para que realmente sea un instrumento competitivo, debemos poder pasar del modelo gráfico (dibujo) a su ejecución en horas, tal vez días, pero nunca semanas o meses.
Esto es justamente lo que una Suite BPM permite, y donde radica la magia: pasar con muy poco esfuerzo de un diagrama gráfico del proceso a la ejecución del mismo por los integrantes de la organización.

 

3. MEDIR

Se deben establecer indicadores clave de desempeño (KPI’s, Key Performance Indicator). Estos indicadores miden cómo está funcionando un proceso, y serán contrastados con los valores meta definidos por el negocio. De esta forma se aportan datos objetivos para tomar decisiones, y se reduce la dependencia de las percepciones subjetivas (ejemplo: “tal proceso está lento”).

 

4. MEJORAR

El último paso consiste, justamente, en introducir en los procesos cambios derivados de analizar esos indicadores, para hacerlos más efectivos y eficientes. Para esto se requieren herramientas que permitan hacerlo rápidamente y sin tener que re-programar los procesos.

 

Estas son las 4 claves del BPM que utilizamos a diario en INTEGRADOC para ayudar a las organizaciones con las que trabajamos a convertirse en la mejor versión de sí mismas.