Procesos Financieros digitales y óptimos con tecnología BPM

Es muy cierto, los procesos financieros y de las áreas de finanzas siempre han sido foco de análisis y mejora en el marco de las tecnologías de Workflow y de la disciplina de BPM. Entonces, ¿hay hoy algo nuevo bajo el sol?

De hecho, sí. En los últimos años, han surgido dos elementos disruptivos, que han permitido a las entidades financieras acelerar muchísimo en sus caminos de transformación digital de sus procesos internos. Estos dos pilares son:

  • El estándar BPMN para modelado gráfico de los procesos, se convirtió en un lenguaje común y universal, permitiendo que las organizaciones definan, discutan y comuniquen sus procesos con una facilidad nunca antes vista.
  • El surgimiento y consolidación de las herramientas de BPM low-code y no-code, que permiten instrumentar y poner en funcionamiento procesos completos, sin programar y sin intervención de TI.

Procesos financieros hay muchos…

Confeccionar una lista taxativa de procesos financieros, sería una tarea prácticamente imposible. Sin embargo, podemos identificar un denominador común. Aquellos procesos que tienen una componente documental fuerte, son más aptos para su digitalización.

Por lo general existen dos componentes principales en este tipo de procesos:

  • Un formulario asociado, que representa el histórico formulario en papel, y que tiene campos donde almacenar información. Aquí la novedad es contar con una herramienta para definir ese formulario, sin programar.
  • Un workflow (o flujo de trabajo), que seguirá ese formulario por la organización. Y aquí la novedad, es poder utilizar la notación BPMN para dibujar ese flujo, y poner a funcionar mediante un click.

A partir de estos conceptos, podemos identificar un sinnúmero de procesos financieros a automatizar, digitalizar y optimizar.

Procesos financieros digitales y optimizados con tecnología BPM

Algunos de los ejemplos que hemos visto repetirse en nuestros clientes del área financiera, son:

  • Solicitudes de préstamos / líneas de crédito. El formulario recoge los datos relevantes. El flujo reúne las aprobaciones, observaciones y autorizaciones relevantes. Al finalizar, se tiene auditoría total sobre cada actuación y decisión tomada, así como todos los archivos digitales importantes.
  • Rescates de inversiones / dinero. El caso complementario al anterior, cuando el cliente solicita que se le devuelva su dinero invertido, y que por ende también implica revisiones, documentación y una traza de auditoría.
  • Evaluación de inversiones / colocaciones. Del lado de la entidad, las oportunidades de inversión deben ser evaluadas, documentadas y realizadas lo más rápido posible para aprovechar las oportunidades.
  • Inspección de bienes previo a asegurarlos. De esta forma, es posible tomar fotos del estado, adjuntar documentación relevante y generar evidencia probatoria del estado del bien frente a un potencial futuro siniestro y reclamo de póliza.

Otros procesos del área de finanzas

Además de los procesos financieros centrales, por lo general las áreas de finanzas cuentan con varios otros procesos de soporte. En ocasiones olvidados, estos procesos muchas veces son el factor diferencial frente a otras entidades, dado que generan eficiencias otrora imposibles de alcanzar.

En estos procesos más administrativos, el concepto es el mismo. Siempre que haya un formulario con campos y un diagrama de flujo, se podrán automatizar mediante la tecnología de Workflow y una suite BPM. Algunos ejemplos:

  • Inspección de cartera / garantías. Al revisar la cartera de activos (seguros automóviles, casas, etc.), seguir un proceso formal y documentado asegura la cristalinidad y auditabilidad de la tarea.
  • Apertura de Sucursales. Al abrir una nueva sucursal, se deben realizar diversos procedimientos, generando la documentación correspondiente. Automatizar este proceso permite asegurar que siempre se ejecutará igual, y que la documentación generada se almacenará centralizadamente (y será accesible)
  • ABM de usuarios. Cada vez que un colaborador se suma o se va del equipo, se deben revisar sus permisos y accesos. Nada mejor que un proceso que facilite que cada responsable haga su parte del trabajo y lo documente adecuadamente.
  • Contratos con proveedores. De forma de tener disponibles las condiciones, generar alertas previas a su vencimiento, almacenar las diferentes versiones de los documentos. Y por supuesto, contar con el flujo de revisión y aprobación de cada contrato previo a su firma.
Ejemplo de proceso en notación BPMN útil en áreas de finanzas

Low-code y no-code BPM

La gran innovación de las herramientas low-code y no-code de Gestión de Procesos de Negocios (BPM), es que permiten que sean usuarios funcionales, en lugar de técnicos informáticos, quienes automatizan los workflows descritos anteriormente.

Esto permite que quienes conocen de los procesos financieros, sean quienes lo instrumentan. Se elimina el cuello de botella natural que se genera en los departamentos de TI, que siempre tienen muchísimo trabajo. Además, reduce errores, dado que quien modela el proceso, es quien más conoce el proceso.

On-premise, fácil, seguro, ágil

Un requisito casi universal de las organizaciones en el sector financiero, es poder tener sus datos en sus servidores. Esto requiere que la solución de BPM y Workflow elegida, funcione en la infraestructura del cliente. A esto se le llama on-premise. Y presenta varios beneficios:

  • Control total de la infraestructura. Servidor de aplicaciones, bases de datos, balanceadores de carga, etc.; todo se encuentra bajo la estricta supervisión de la organización financiera.
  • Autonomía. No se depende de Internet o proveedores externos para asegurar la continuidad del servicio y funcionamiento.
  • Protección de datos. Los datos (de clientes, de funcionarios, etc.) nunca salen de la organización si no se desea.

Combo perfecto: On-premise + low-code

INTEGRADOC BPM Suite, integra lo mejor de ambos mundos. Es una potente Suite BPM que no requiere conocimientos técnicos ni programar para automatizar procesos (low-code / no-code). Pero al mismo tiempo, es posible instalarla en infraestructura propia del cliente, y que funcione enteramente bajo su supervisión (on-premise).

Por estos motivos, INTEGRADOC ha sido elegido por entidades financieras, públicas y privadas, de todo Latinoamérica. Y estas organizaciones han instrumentado decenas de procesos, de forma autónoma, y en plazos muy cortos (días o semanas, en lugar de meses o años).

Aseguradoras, Corredores de Bolsa, Servicios Financieros, Redes de Cobranza, Cajas de Pensiones, Bancos e incluso reguladoras de gobierno (como Superintendencias), digitalizan y automatizan sus procesos de negocio con nuestra tecnología.

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