Caso de Éxito: Universidad Católica del Uruguay
Acerca de la UCU
Instalada en Montevideo y en varias ciudades del interior, la Universidad Católica del Uruguay (UCU) es la universidad privada más antigua del país y la más extendida geográficamente. Fue fundada inicialmente en 1882 por el primer Arzobispo de Montevideo, Mons. Mariano Soler, reabierta y confiada a la Compañía de Jesús en 1985.
Los procesos de la Universidad Católica del Uruguay
Cuando comenzó la instrumentación de INTEGRADOC en la Universidad Católica del Uruguay, el papel era el principal soporte de sus procesos para el ingreso y contratación de docentes y otros cargos. Este fue el primer proceso que se automatizó y convirtió en 100% electrónico, generando enormes beneficios:
- Ahorros relevantes en costos. Cada postulación (especialmente las académicas) implicaba la impresión de cientos de hojas (curriculums).
- Estos papeles además, debían ser trasladados, lo que era un problema en sí por su volúmen. Se requería personal y carritos para hacerlo.
- Los plazos para lograr una designación eran extensos.
- No se podía trabajar en paralelo sobre una postulación dado que la documentación en papel estaba en un único lugar.
Así como el de postulación y designación docente, existían otros procesos que podían ser mejorados, y que fueron siendo automatizados gradual y posteriormente. En todos ellos, las capacidades de gestión documental de INTEGRADOC fueron claves.
Procesos de soporte de la universidad
Se implantó INTEGRADOC junto a un equipo interno de la UCU, quienes con gran compromiso por la mejora interna de los procesos, rápidamente tomo autonomía en el uso de la herramienta.
Es importante notar que en este equipo no había programadores, sino profesionales de otras áreas que conocían muy bien los procesos de la universidad, y que adoptaron la notación BPMN.
Se modelaron los principales procesos adicionales de diverso tipo, para manejar contratos con proveedores, ejecución de actividades especiales, diferentes autorizaciones, etc.
Se logró reducir significativamente el soporte en papel, así como el intercambio de correos electrónicos con archivos adjuntos.
Resultados
Los principales beneficios alcanzados:
- Reducción de costos asociados al papel, impresoras e insumos.
- Eliminación de riesgos de deterioro y pérdida de los documentos impresos.
- Aumento de la eficiencia operacional, eliminando el trasiego, tiempos de búsqueda y recuperación de los documentos en papel
- Trabajo colaborativo y simultáneo (paralelo) sobre el soporte electrónico.
- Aumento de productividad. Reducción de tiempos insumidos en recibir y completar las tareas asignadas a cada persona.
- Reducción de la huella ambiental (papel, insumos, energía). En el primer año de uso, se ahorraron 47.500 hojas impresas (nota periodística)