La gestión documental es relevante para optimizar el tránsito de documentación entre las personas. Esta documentación puede estar en soporte papel, o en archivos digitales que se transmiten por mail, Whatsapp, u otros canales. En todos esos casos, se generan problemas e ineficiencias evidentes:
- Pérdida de documentos importantes. En casillas de correo de personas que no están más, en los teléfonos personales de de las personas, o directamente en papeles que se pierden. Un Gestor Documental potente permitirá almacenar todos los documentos relevantes, con una adecuada política de seguridad.
- Ineficiencia al recuperar la información, buscando en carpetas compartidas en PC’s, entre miles de mails, en los dispositivos móviles, etc. Una adecuada gestión documental implica un repositorio centralizado y único donde realizar las búsquedas.
INTEGRADOC provee un potente gestor documental integrado de forma transparente al motor de procesos, convergiendo dos tecnologías en un único producto que permite acelerar significativamente los procesos de digitalización y transformación digital.
Ing. Juan J. Moreno, PhD. Cofundador de INTEGRADOC.
Los metadatos de los documentos
Un aspecto clave para una adecuada gestión documental, es la capacidad de definir metadatos, o simplemente “atributos”, asociados a cada documento. A esos efectos, INTEGRADOC soporte metadatos generados automáticamente, como pueden ser la fecha de creación del documento, o el usuario que lo creó. Pero además, permite crear campos adicionales, para almacenar datos relevantes.
El formulario es el componente clave en este sentido, pues incorpora al proceso de negocio, los campos relevantes para la gestión documental asociada.
Con una interfaz gráfica amigable, intuitiva, y sin requerir programación, se agregan al formulario los campos que sean necesarios. Incluso, es posible especificar la visibilidad y confidencialidad de esos campos.
Búsquedas potentes para Gestión Documental
Tan importante como tener buenos datos y metadatos asociados a los documentos electrónicos, es poder buscar en ellos.
INTEGRADOC incorpora un motor de búsqueda de texto completo (Full Text Search en inglés). Este motor permite:
- Realizar búsquedas sobre los metadatos de los documentos. Ejemplos: fecha de creación, fecha de finalización, usuario que lo creó.
- Realizar búsquedas por los campos específicos de cada proceso, definidos en el formulario. Por ejemplo, en un proceso de recepción de órdenes de trabajo para mantenimiento de equipos: Número de Serie, Detalle del Problema, Nombre del Cliente.
- Realizar búsquedas dentro del contenido de los archivos adjuntos a cada instancia de proceso. Por ejemplo, en un proceso de aprobación de entregables de un estudio jurídico, buscar todos los que tengan el texto “Acuerdo de Accionistas”.
Transición ágil del papel a electrónico
El formulario INTEGRADOC reúne y permite manejar con gran simplicidad y agilidad todos los elementos necesarios para la digitalización de papeles que antes fluían por la organización.
Datos en campos, archivos de cualquier tipo (PDF, Word, Excel, PowerPoint, etc.), alertas programadas, y la traza de auditoría con todo lo que le ha sucedido al documento son accesibles fácilmente desde un navegador estándar de Internet.
Además del campo de tipo firma, INTEGRADOC soporte la firma electrónica avanzada. Este es un componente clave para darle al documento electrónico la misma validez que aquel que contaba con una firma holográfica tradicional (de puño y letra).