Si hay algo que el 2020 hizo, fue dejarnos enseñanzas. La más importante y clara de ellas, es que la forma de trabajo, la forma de competir en el mercado, ha cambiado para siempre. Pero esto no es una gran revelación, ya lo hemos hablado antes, y la transformación digital es un cambio que se está dando desde hace mucho tiempo.
Lo que no hemos discutido aún es lo que toda empresa debe hacer de cara a este 2021 que comienza. Las prácticas tradicionales empresariales han quedado obsoletas, no sólo en Panamá, sino en todo el mundo. Controlar el horario estricto de los trabajadores, la presencialidad, y trasiego de papeles, son elementos que en el mundo de los negocios y en particular con los trabajadores del conocimiento, se verán reducidos o eliminados completamente.
En estos casos, debemos enfocarnos en facilitar el trabajo orientado a metas, asíncrono, remoto y colaborativo. Transformar digitalmente nuestra organización es parte clave para lograrlo.
¿Qué es la transformación digital?
La transformación digital es el cambio asociado a la implementación de nuevas tecnologías y formas de realizar determinadas tareas, dentro de una empresa o compañía.
Es muy importante entender que la transformación digital no es una meta a alcanzar, sino un camino a recorrer. Por ello la transformación digital no es una tecnología específica o un grupo de tecnologías, sino que es una práctica de gestión, que busca generar un cambio profundo y que perdure en el tiempo, adoptando y haciendo el mejor uso de las tecnologías disponibles para cada organización en particular.
Juan J. Moreno – CEO INTEGRADOC
¿Cómo triunfar en el desafío de esta transformación?
La clave más importante en la transformación digital es encontrar las tecnologías que tu compañía necesita. No son todas las tecnologías, pues no se trata de aplicar por aplicar. Y tampoco es cualquier producto, pues algunos se orientan a un tipo de empresa, y otros a otras. Siendo así, el primer desafío es identificar qué tecnologías y que productos específicos de esas tecnologías, aportan valor a mi negocio específico.
La automatización de procesos de negocio y flujos de trabajo (workflows) es una de las áreas en donde se puede lograr un avance concreto y tangible para la digitalización de la organización. Para ello necesitaremos un “Sistema de Gestión de Procesos de Negocios” o simplemente “BPM Suite”.
Con estas herramientas, podremos digitalizar desde los procesos centrales de nuestra organización (también llamados “core”), los administrativos, y los de soporte. Los procesos centrales están directamente vinculados a la entrega del servicio o producto que nuestra organización provee. Los procesos administrativos y los de soporte, son los que apoyan a los procesos centrales para que puedan funcionar. Una de las áreas con más procesos administrativos, que son absolutamente fundamentales para toda organización, son las de Recursos Humanos.
Asimismo, dado que aún transitamos la Pandemia por Coronavirus Covid-19, es importante que los primeros procesos en automatizar sean aquellos que eviten los traslados, las asistencias a lugares concurridos, y todo aquello que no cumpla con los protocolos sanitarios dispuestos.
Ejemplos Concretos de Procesos Digitalizados en Panamá
Uno de los procesos que más frecuentemente hemos visto digitalizado durante esta pandemia, ha sido el de recepción de facturas y pago a proveedores. El hecho de que los cobradores acudan a las oficinas a entregar facturas y realizar cobros ya no es viable, de hecho, pueden ser vectores de contagio. Automatizar este proceso, diseñando un workflow que se adapte a la casuística de cada empresa es posible con un software BPM y que sea 100% digital y remoto. Con INTEGRADOC, además, verá los resultados rápidamente, dado que es un software de fácil implementación. Está categorizado como low-code / no-code, es decir que no requiere programación ni conocimientos técnicos avanzados.
Otra familia de procesos que hemos visto automatizada en Panamá con mucho éxito, son los relativos al intercambio de información entre diferentes actores de un proceso, sean empleados, clientes externos, o proveedores. Entidades de gran importancia como la
Superintendencia de Seguros y Reaseguros de Panamá, y la Oficina Regional de Naciones Unidas en Panamá han instrumentado en plazos muy cortos procesos con estas características, dando un salto cualitativo relevante en la digitalización completa de su operación, como parte de sus iniciativas de transformación digital.
¿Por qué la transformación digital es la clave para triunfar en el futuro?
Cómo dijimos anteriormente, el funcionamiento de las organizaciones públicas y privadas ya no es el mismo, y no volverá a serlo. Podemos pensar que una vez que la pandemia se supere, volveremos a la normalidad anterior, pero no es así. Los beneficios que se ganan en ambas partes no serán dejados atrás. Y si bien algunas prácticas volverán, otras nunca lo harán.
Las empresas más grandes, los competidores más avanzados, tanto de Panamá, la región, y el mundo, ya han avanzado muchísimo en su transformación digital, y le están sacando provecho a este nuevo tipo de trabajo. Han automatizado todo lo que podían automatizar, por el simple hecho de que es más rentable. Se generan menores errores, las personas pueden realizar sus tareas de forma más rápida, efectiva y eficiente. Se optimizan recursos, y lo que es mejor aún, es que se entra en un círculo de mejora continua, donde siempre se encuentran mejores resultados.
De la misma forma, las organizaciones públicas deben continuar con su proceso de transformación para atender las necesidades y requisitos de los ciudadanos de forma 100% digital. Dicho en otras palabras, los ciudadanos ya se acostumbraron a realizar trámites de forma digital, a no intercambiar papeles sino información digital. Y por ende, exigirán cada vez más que los organismos de gobierno e instituciones de servicios se actualicen a esta realidad.
En suma, para ser competitivo y para brindar un servicio de excelencia, es imprescindible hacer el uso más óptimo de cada recurso disponible. Esto se logra mediante una transformación digital sostenida, y en ese marco, la automatización y digitalización de procesos es un instrumento clave para avanzar rápidamente y mostrar resultados concretos.