Las empresas industriales o de logística tienen miles de procesos cada día. Desde procesos de control de calidad, gestión de procesos de siniestros, procesos legales y hasta procesos de atención al cliente, entre muchos otros. A su vez, cada uno de ellos involucra a determinada cantidad de personas, pasa de uno a otro y a otro, cada uno con una tarea específica.
Siempre es importante que cada uno cumpla con sus tareas, pero más aún en casos como la gestión de siniestros. Las empresas industriales y de logística son especialmente susceptibles a los siniestros, ya que están expuestas a riesgos de fallos en el funcionamiento de sus equipos. La automatización en la gestión de procesos de siniestros se caracteriza por una combinación eficiente entre la prevención, la detección y la resolución del problema. Este énfasis se debe a que la gestión de procesos de siniestros permite reducir el riesgo de accidentes, protegiendo así a las personas y a los bienes. En estas situaciones, hacer las cosas de manera rápida y bien es lo primordial, por lo que optar por automatizar los procesos sería optar por eficiencia.
Eficiencia y transparencia: elementos claves a la hora de la gestión de procesos de siniestros
Cuando se tiene un problema de este estilo es fundamental ser transparentes sobre las medidas que se tomarán y ser lo más eficaces posible a la hora de tomarlas. Para esto, es crucial contar con un buen sistema de trazabilidad y de mediciones para poder tomar acciones preventivas. Son muchos los riesgos a los que se enfrentan este tipo de organizaciones, por lo que es clave optimizar las situaciones de siniestro para asegurarse de aprender de ellas y evitar que se repitan. Al utilizar una plataforma de BPM Suite podemos monitorear cada proceso y obtener métricas y reportes que nos ayudarán a encontrar esas acciones preventivas.
A su vez, en cuanto sucede un siniestro, se activan una gran cantidad de procesos. Hacerlos manualmente trae riesgos, lamentablemente está en nuestra naturaleza humana cometer errores. Sin embargo, en este tipo de procesos cometer uno puede ser grave. Sin dudas, la opción más segura sería emplear una herramienta de BPM que permita automatizar estos procesos y reducir drásticamente el riesgo al error. Lo más importante al utilizar este tipo de plataforma es asegurarse de que sea sencilla de usar y eficiente, particularmente que no requiera desarrollar (coding en inglés) ni depender del equipo de IT de la organización. Con INTEGRADOC, cada miembro de la organización podrá usar la herramienta, y así sabrá qué tareas le corresponde y qué plazo tiene para realizarlas . A su vez, se podrá auditar el proceso, lo que significa que ya no se perderán documentos, y podrán saber en qué estado se encuentra cada proceso y quiénes estuvieron involucrados en cada paso del mismo.
La automatización en los procesos de logística:
La gestión de procesos de siniestros es simplemente uno de los tantos ejemplos de cómo se pueden optimizar las empresas industriales automatizando procesos. En las áreas de logística también se pueden aplicar, y realmente lo recomendamos. A continuación explicaremos otras formas de optimizar procesos con herramientas de BPM.
Procesos legales
De la mano de este tipo de procesos se encuentra el proceso legal, sumamente relevante en las organizaciones. El departamento legal puede tener archivados documentos que fueron generados años atrás y nunca más se precisaron. Sin embargo, cuando llegue el día de tener que acceder a ellos deben poder hacerlo rápidamente. Aquí es clave tener un buen sistema de gestión documental. ¿Cuesta encontrar los documentos? ¿Es seguro dónde los tienen? ¿Cómo controlan quién accede a ellos? Quedaron muy atrás los días en los que se archivaban los documentos en papel, en una caja o un cajón. También quedaron atrás los días en que se guardaban los documentos escaneados en una carpeta de la computadora. Con una herramienta BPM podrás ingresar, organizar, archivar y controlar el acceso de esos documentos. Esto se traduce en seguridad y eficiencia, valores claves al referirse a documentos legales.
Sacarle el máximo provecho a la herramienta:
Con una herramienta BPM como INTEGRADOC podrás optimizar una variedad de procesos al automatizarlos, aquí señalaremos algunos ejemplos:
- Customer Service: podrás automatizar desde el momento en que entra una consulta, reclamo o solicitud de un cliente hasta que queda resuelto. Al hacer esto no solo simplificas el proceso, sino que tendrás la oportunidad de monitorear cada paso del proceso y luego evaluar posibles mejoras en el servicio.
- Incidentes de seguridad y ambiente: no hay duda de que es ampliamente más seguro optar por la automatización en este tipo de situaciones. Como en los casos de siniestros, realizar los procesos de manera manual deja un gran margen para el error.
- Control de calidad: utiliza los formularios para hacer tu propia checklist personalizada, asigna las tareas a la persona correcta y asegura un buen workflow en el proceso. Entendemos que aquí es sumamente importante garantizar que cada persona realice su tarea y quede registro de la misma. La posibilidad de auditar estos procesos es muy ventajosa, además de acceder a reportes sobre los resultados de cada proceso.
- Reclamos: es clave poder asegurarse de que cada reclamo llegue al área correspondiente y no se pierda en el camino. Al automatizar este tipo de procesos podrás crear tu formulario público, y dependiendo del área al que corresponda asignarlo correctamente, luego hacerle un seguimiento y asegurarte de que sea resuelto y comunicado a quien lo haya iniciado.
Dar el paso
Entonces, si la implementación de este tipo de herramientas brinda tantas ventajas, ¿por qué cuesta tanto animarse a dar el paso? Muchas veces las organizaciones esperan a que llegue “el incendio” para recurrir a ellas… y esto es un grave error. Terminan cayendo en la desesperación, y la desesperación suele salir caro (a nivel económico y anímico).
La zona de confort es tentadora y muchas veces nos atrapa. El status quo puede resultar cómodo. La pregunta es ¿es esto lo más eficiente y seguro para mi organización? Los procesos manuales son lentos, engorrosos (infinitas cadenas de mail, planillas de Excel y papeles físicos) y desorganizados. A su vez, son a lo que estamos acostumbrados, pensar en hacerlo de otra manera puede parecer hasta un problema. Requiere aprender algo nuevo y realizar un cambio, pero muchas veces los cambios pueden ser intimidantes. En estos casos, la clave es entender por qué es necesario hacerlo y asegurarse de estar acompañado en el proceso de adaptación. Utilizar una herramienta no-code de BPM representa una ventaja para todas las organizaciones que se desempeñan en mercados competitivos. Decidir implementarla debería ser una decisión sencilla de tomar: reduce costos, tiempos y errores. Entonces, ¿por qué no animarse?