Teletrabajo y BPM


El Home Office, teletrabajo o trabajo remoto es una forma de organización en la que el empleado realiza las tareas inherentes a su puesto fuera de la oficina (generalmente en su hogar) mediante el uso de TICs. Pero, a pesar de tener muchos adeptos, sobretodo en las empresas de tecnología, sabemos que si esta modalidad es mal implementada puede resultar muy poco productiva y hasta contraproducente.

Tras la situación generada a nivel mundial por el COVID-19, muchas empresas han tomado la medida de comenzar a trabajar de forma remota para cuidar la salud de sus colaboradores y de sus familias. Esta medida, que para algunos rubros puede resultar más sencilla que para otros, pretende apoyar a las autoridades sanitarias de cada país.

Para una ejecución óptima del teletrabajo, existen muchas herramientas y hábitos que pueden implementarse a nivel de equipos e incluso de individuos para optimizar tiempos y mantener la motivación en alto. Sin embargo, a nivel organizacional, para lograr el óptimo funcionamiento de este sistema de trabajo, es necesario tomar medidas que se orienten a la coordinación, productividad y trazabilidad de las tareas de toda la empresa. Pero esas tareas , no deben considerarse aisladas, solo tienen sentido si se consideran en el marco de una secuencia de actividades, como parte de un proceso de negocio. Ese trabajo colaborativo por definición, debe ser coordinado por un sistema de gestión de procesos, o BPM en inglés.

INTEGRADOC como herramienta para el teletrabajo

Herramientas como el software BPM de INTEGRADOC se están utilizando ampliamente para digitalizar  los procesos de negocio de las empresas. Estos pueden ser tan simples como un proceso de aprobación documental o tan complejos como un workflow de adquisición. En una oficina tradicional, un proceso de aprobación requiere imprimir, firmar y llevar papeles de un escritorio a otro. Por otro lado, con una Suite BPM, este proceso puede convertirse fácilmente en digital. Esto lo hace accesible para cualquier persona involucrada desde donde esté para que avance en su flujo.


Condiciones necesarias para el teletrabajo

Hay condiciones básicas para los colaboradores, que pueden parecer obvias, pero no menores como un lugar despejado donde trabajar, una computadora (de escritorio o portátil) y una conexión a internet segura y confiable.

Del lado de la organización, también se deberá contar con procesos formalizados, para seguir operando. Es decir, que no quede librado al criterio de cada persona, sino que cada proceso esté definido formalmente y cada persona que participa de él lo haga de acuerdo a las reglas prestablecidas. A estos requerimientos básicos se suman los siguientes:


Planificación y ejecución

Planificar las tareas de cada colaborador y asegurarse de que se cumplan de manera ordenada puede ser un desafío muy grande cuando se de forma remota. Gestionar estos procesos de acuerdo a un plan estratégico previamente definido por la empresa es absolutamente necesario. Con INTEGRADOC, cada colaborador recibirá las tareas a realizar como parte de cada proceso, podrá marcarlas como completadas, y las siguientes se crearán automáticamente,  asignándose a otras personas sin importar su ubicación geográfica.


Comunicación a distancia

La comunicación es indispensable para asegurar la continuidad de las tareas en los distintos equipos. Herramientas como Slack, Hangouts o incluso Whatsapp se vuelven muy relevantes a la hora de mantener el contacto a diario.

INTEGRADOC avanza un paso más en este sentido, mediante el envío de correos electrónicos automatizados configurados dentro de los procesos de negocio.  Además, los formularios públicos y los participantes externos permiten interactuar con clientes y proveedores de forma fluida y sin necesidad de que acudan a tus oficinas. 

En cada tarea INTEGRADOC ofrece una funcionalidad de comunicacion con lógica de red social en la cual los usuarios internos de la organización pueden interactuar, hacerse comentarios y arrobarse o “etiquetarse”.


Trazabilidad y análisis

Como mencionamos previamente, el teletrabajo mal implementado puede ser menos productivo que el trabajo en la oficina. Es necesario mantener un seguimiento un poco más cercano de tus KPIs y la productividad del equipo. Por eso, resulta imprescindible contar con una herramienta que permita medir los tiempos que se dedican a cada tarea, ver cuáles son las tareas que consumen más tiempo o dónde se están generando cuellos de botella. Con INTEGRADOC puedes generar un reporte diario de actividad que te ayudará al control de objetivos necesario en el teletrabajo. También puedes programarlo para que se envíe periódicamente (semanal, quincenal, mensualmente) a tu casilla de correo. Con las métricas y reportes que te ofrece nuestra herramienta podrás generar iniciativas de mejora continua, logrando incluso mejorar la productividad de tu equipo mientras trabaja remotamente.


Conclusiones

El teletrabajo es una modalidad que, por un motivo o por otro, ha llegado para quedarse. Bien implementado y con las herramientas adecuadas, el trabajo remoto no tiene por qué significar un problema, sino un gran beneficio para tu empresa y sus colaboradores. La formalización y posterior automatización de procesos es un factor clave para el teletrabajo. Utilizar una herramienta ágil para el modelado como INTEGRADOC, te permitirá instrumentar esos procesos en horas, y al cabo de pocas semanas tener toda tu organización funcionando con ellos. No dejes que tus procesos operativos se detengan, nunca!


INTEGRADOC es una suite BPM low-code / no-code con la que podrás automatizar y desplegar tus procesos en muy poco tiempo. 

Agenda hoy una demo con nuestros especialistas para recibir un beneficio exclusivo.