En los últimos años y de manera cada vez más acentuada, lo digital ha atravesado y atraviesa cada vez más todos los procesos de nuestra sociedad. Tanto a nivel individual como organizacional, desde pequeñas empresas hasta multinacionales, los beneficios de la transformación digital son inagotables. En cambio, aquellas organizaciones que no la enfrentan corren grandes riesgos. Riesgos que pueden implicar ineficiencia, pérdida de rentabilidad, dificultad para crecer e incluso la quiebra. Tal vez Blockbuster (renta de videos) sea uno de los primeros ejemplos y de los más ilustrativos.
¿ A qué nos referimos con Transformación Digital automatizando procesos?
La transformación de una empresa puede generarse desde distintos procesos internos de negocio que están presentes en toda organización y que son básicos para su funcionamiento. El punto clave es que muchas veces no vemos que son procesos determinadas tareas que sí lo son:
- Detección y seguimiento de las oportunidades comerciales
- Solicitud, revisión y aprobación de compras
- Recepción de la postulación de talentos y su análisis
- Edición, revisión y aprobación de entregables
- Quejas, reclamos y sugerencias con sus acciones posteriores
- Rendición de viáticos, revisión y devolución posterior
- Solicitudes de mantenimiento de equipos e infraestructura
Existen varios abordajes posibles para enfrentar la transformación digital. Uno de los más adoptados a nivel mundial es la GESTIÓN POR PROCESOS y su automatización digital. Al automatizarlos, mediante herramientas digitales como INTEGRADOC, es posible medirlos y de esa forma tomar acciones para mejorarlos. Además, cuando se automatizan se vuelven visibles y se los coloca en su justo lugar.
La automatización supone 4 etapas: Modelado, Automatización, Medición y Mejora.
Modelado: Se trata de echar luz sobre cómo funciona el negocio y lograr que las actividades que realizamos a diario funcionen dentro de un proceso bien definido, que se realice tal como realmente queremos y no como las personas “imaginan” que debería ser. Para ello, modelamos gráficamente el proceso, es decir, definimos qué se hace, en qué orden y por quién.
Ejemplo de un proceso de compras modelado en INTEGRADOC
Automatizar:
En esta etapa se comienza a usar el proceso digital en una herramienta específica que lo instrumenta según su modelo. En lugar de pasarse papeles, enviarse correos o agregar filas a una interminable planilla, las personas recibir de forma digital, en su bandeja de entrada, las tareas que deben realizar. Una vez que las completan, el proceso “sigue” su curso hacia la próxima etapa y una nueva tarea es asignada a la siguiente persona para que la trabaje. Estos son los beneficios como resultado de esta automatización del proceso:
Medir:
Los procesos digitalizados, tanto en tiempo real como de forma histórica, nos brindan un monitoreo constante de cada proceso. Contamos con información basada en hechos y no en percepciones. Estos insumos promueven la toma de decisiones objetivas. Como el proceso es digital, podemos saber cuánto tiempo demoró en total, en cada etapa, cuánto trabajo procesó cada persona, etc. Esto es fundamental para poder mejorarlos. La medición nos permite ver dónde está el problema y no dónde creemos que está.
Mejorar:
Herramienta fundamental de evolución, de aumento de eficiencia y de competitividad, es la clave para que nuestra organización prospere. No existe un proceso perfecto, siempre existen mejoras posibles. Por eso es importante que la herramienta para automatizar el proceso nos permita introducirlas con agilidad sin implicar que cada cambio o mejora cueste grandes sumas de dinero e insuma una gran cantidad de horas. Esa agilidad es la que permitirá introducir mejoras continuamente para así encaminar la Transformación Digital automatizando procesos.
INTEGRADOC BPM se basa en la disciplina de gestión de procesos de negocios y soporta totalmente estas cuatro etapas, todo en un ambiente digital, 100% web, donde los usuarios reciben su trabajo, lo realizan de forma digital y automáticamente se generan los indicadores de rendimiento para detectar oportunidades de mejora. La gestión documental se encuentra completamente integrada, por lo que es simple eliminar el papel, los incómodos intercambios de mails con las versiones de cada archivo y las interminables planillas Excel con anotaciones.
A lo largo de 15 años, nuestra solución se ha implementado en organizaciones privadas de mediano y gran porte, soportando diferentes procesos documentales, así como en organismos públicos, automatizando diversos Trámites Electrónicos y los casos particulares de Expediente Electrónico, Notificaciones, Comunicaciones Electrónicas y Domicilio Electrónico. De esta forma, hemos acompañado a nuestros clientes en el camino de la transformación digital a la medida de sus realidades y necesidades.
¿Estás preparado para iniciar tu camino hacia la Transformación Digital automatizando procesos?