Colombia ha sido reconocido en los últimos años por su aceleración en la implementación de estrategias digitales. Las empresas se modernizan y adoptan los activos digitales más relevantes. El gobierno da pasos firmes en su estrategia de digitalización, reconocido como líder en latinoamérica según la OCDE. Uno de los instrumentos más importantes para estos avances, es la adopción masiva y exitosa que ha tenido la tecnología de workflow en Colombia. En este artículo, presentamos algunos ejemplos, de los cientos de usos que hemos visto darle a nuestros productos en Colombia, desde PyME’s hasta grandes empresas y universidades.
Colombia digitalizada
Colombia se sitúa en una posición de liderazgo en latinoamérica en materia de digitalización. De hecho, según el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Colombia es el tercer mejor gobierno digital en ranking de la OCDE (nota aquí). Esta percepción se verifica también en el informe de competitividad 2019 del IMD World Competitiveness Center, donde Colombia ocupa una de las mejores posiciones en latinoamérica.
La transformación digital de una organización, consiste en hacer el mejor uso posible de los activos digitales disponibles, para esa organización en particular, y además hacerlo en el momento correcto (Transformación Digital: el error es esperar). El mismo concepto, aplica a un país.
Las tecnologías de automatización de flujos de trabajo (¿Qué es un Workflow?) y gestión de procesos de negocios (¿Qué es BPM?), son uno de los activos digitales más importantes para la transformación digital. Y en particular hemos visto una notable adopción de la tecnología de workflow en Colombia, para lograr mayor eficiencia y eficacia en sus operaciones.
Adicionalmente, durante la pandemia del Coronavirus en 2020 y 2021, las organizaciones que tenían sus procesos automatizados con estas tecnologías, pudieron seguir operando de forma remota. Considerando que la pandemia pegó muy fuerte en Colombia, las tecnologías que permitían asignar el trabajo a las personas y que éstas pudieran completarlo remotamente, se tornaron claves.
Workflow en Colombia para PyME’s
Las Pequeñas y Medianas Empresas de Colombia han adoptado tecnologías de workflow y gestión de procesos de negocios para poder escalar mejor. Esto significa, poder vender más, procesar más pedidos, atender más clientes, sin tener que escalar de forma lineal sus recursos y costos. Dicho en otras palabras, automatizar los workflows de una PyME, permite que está crezca más rápido y sin aumentar significativamente su capital de trabajo, costos y riesgos.
Un ejemplo típico es el llamado “desde el pedido hasta la cobranza“, que encadena todas las tareas relevantes. Su versión más simplificada se vería así:
Este ejemplo, muy sencillo por cierto, ha sido instrumentado en pequeñas empresas de Colombia muchas veces. Hemos visto desde Florerias, hasta una Tienda de Repuestos de Motocicletas. Los beneficios obtenidos se pueden agrupar en:
- No perder ventas; los pedidos se reciben formalmente y ninguno queda olvidado en un mensaje Whatsapp o en un mail que nunca leímos.
- Mantener al cliente informado; enviándole automáticamente notificaciones cada vez que su pedido avanza en el proceso. Esto además evita que el cliente llame y haya que destinar recursos a atenderlo (costos).
- Reducir costos, dado que si la cantidad de pedidos aumenta, no es preciso aumentar la cantidad de personas. Además se eliminan intercambios que insumen mucho tiempo por canales ineficientes (Whatsapp, mail, teléfono, et.c).
- Responder a aumentos de demanda; el proceso formal permite que si recibimos muchos más pedidos, se mucho más fácil escalar para atenderlos y que así nuestro negocio crezca.
Workflow para grandes empresas colombianas.
En las grandes empresas existen infinidad de procesos que pueden ser digitalizados y mejorados sensiblemente (ejemplos en Casos de Éxito). En particular en Colombia hemos visto muchos procesos relacionados al área de Recursos Humanos, donde se elimina completamente el papel, mensajes Whatsapp y correos electrónicos para tareas diarias como:
- Avisar una ausencia imprevista
- Solicitar un adelanto / viático / aumento
- Solicitar entrenamiento o capacitación
- Pedir una relocación temporal o definitiva
- Aplicar para un nuevo puesto o ascenso
- Realizar evaluaciones de desempeño.
Además, durante la pandemia del Covid, organizaciones de gran parte enviaron a sus empleados a sus casas, quedando las oficinas vacías. En estos casos, las suites de workflow en Colombia tuvieron un notable impacto, permitiendo que la operativa siguiese y las personas trabajando remotamente, incluso asíncronamente.
Otros ejemplos que hemos visto con gran éxito automatizados en empresas colombianas de gran porte:
- recepción y atención de clientes VIP, mediante un portal y proceso específico para ellos.
- registro de incumplimientos a protocolo COVID, con acciones correctivas, penalizaciones, etc.
- solicitud y aprobación en diferentes niveles de presupuesto e inversiones.
Workflow en Universidades y entidades educativas
Las Universidades y entidades educativas en general, tienen una gestión administrativa compleja y que insume muchísimos recursos. En ese sentido, hemos visto como con gran éxito Universidades muy importantes de Colombia, como la Universidad de Cundinamarca, o la Pontificia Universidad Javeriana han adoptado para su gestión interna, o para sus cursos de gestión por procesos, nuestras tecnologías de workflow y BPM.
A continuación, un simple ejemplo, de lo que podría ser un proceso de mantenimiento edilicio. Sabemos que este es un tema relevante y complejo de resolver cuando se tienen varios edificios. Automatizar el proceso permite una gestión uniforme del mismo, asegurando niveles de servicio, una experiencia agradable para quien reporta el problema, y que permite un trabajo ordenado del equipo de mantenimiento.
Otros ejemplos de procesos interesantes que han sido automatizados en universidades colombianas:
- Apertura de una posición (académica o administrativa) y su publicación para recibir postulaciónes.
- Proceso posterior de evaluación de postulantes y posterior designación.
- Coordinación de actividades especiales, como pueden ser la organización de congresos, viajes al exterior, conferencias, etc.
- Evaluación y aprobación en diferentes niveles de inversiones, sean edilicias o equipamiento para la docencia o investigación.
Conclusiones
Colombia se ha ubicado en posiciones de liderazgo en latinoamérica en la dimensión de desarrollo digital. Esto se debe, entre otros varios aspectos, a que se ha verificado una adopción exitosa de la tecnología de workflow en Colombia. Tanto en organismos de gobierno, como empresas y entidades educativas, se encuentran ejemplos que sacan gran provecho de estas tecnologías.
En INTEGRADOC contamos con amplia experiencia en automatización de procesos, y hemos ayudado a decenas de organizaciones colombianas en sus iniciativas de transformación digital. En todas ellas, ha primado la máxima de que sea la organización autónoma en configurar sus procesos. Esto además de reducir los costos iniciales (y no tener que contratar miles de horas de costosa consultoría), le da una notable autonomía y agilidad para cambiar esos workflows cuando sea necesario, para responder mejor al mercado.