Cuando pensamos en la Universidad, pensamos en conocimiento, alumnos creciendo intelectualmente, profesores comprometidos con su tarea. Pero para que ese magnífico aparato académico funcione, se requiere muchos procesos de soporte, ¿qué son secundarios respecto a la médula de formación académica? Si, lo son. Y por ello muchas veces quedan relegados, funcionan mal, son lentos, y eso menoscaba directamente la experiencia de vida universitaria, opacando los procesos centrales y generando en el estudiante una percepción negativa de la Universidad en su totalidad.
Por ello en este post, no nos centraremos en los procesos educativos centrales de la Universidad, que por supuesto deben funcionar a la perfección, sino en aquellos procesos secundarios, que también deben ser tenidos en cuenta y mejorados si quiere que la Universidad sea de primer nivel y los estudiantes así lo sientan.
Procesos Universitarios de apoyo típicos
Algunos de las responsabilidades típicas de las Vicerrectorías Administrativas y de las Vicerrectorías Académicas de las Universidades de Latinoamérica, es velar por el correcto funcionamiento de procesos de apoyo como los siguientes:
- Postulación y designación de docentes y personal administrativo, en tiempo y forma y así atender las necesidades de los cursos y de gestión interna de la Universidad.
- Solicitud, aprobación y coordinación de actividades especiales (conferencias, invitados, actos, etc.), incluso cuando estas implican la visita de personas del exterior con las complicadas coordinaciones que esto conlleva.
- Solicitud de adelantos de viáticos, aprobación de viajes al exterior, y rendición posterior para personal docente e investigadores.
- Atención de solicitudes generales de estudiantes y su derivación al área correspondiente, con su seguimiento y niveles de servicio para garantizar respuesta en los tiempos esperados.
- Aprobación de solicitudes de compras con diferentes niveles y áreas de autorización, así como la posterior aprobación de los bienes recibidos y su posterior pago.
- Etcétera, etcétera y etcétera.
INTEGRADOC en el sector educativo, permite focalizar esfuerzos en la mejora de estos procesos de apoyo, de forma que realmente soporten a los procesos educativos medulares, generando una experiencia de vida universitaria coherente y completa para el alumno.
¿Por qué modelar procesos en la Universidad?
El simple hecho de modelar y formalizarlo, obliga a pensar y entender los procesos, convirtiéndolos en una herramienta colaborativa, de gestión eficiente y en una ventaja competitiva. El ejercicio de discutir cómo funciona el proceso actualmente (as-is) y como debería ser (must-be), de por sí constituye una herramienta fundamental de sinergia grupal y consolidación de equipos de mejora en la gestión.
Pero además, identificar el curso normal y cuáles son las excepciones en tus procesos, sumado a indicadores de rendimiento (KPI’s), es vital para la mejora continua de los procesos y de toda la Universidad. Contar con KPI’s ya configurados, presentados de forma amigable, que miden desde el día 1, facilitan descubrir cómo funcionan los procesos y dónde están las oportunidades de mejora.
Contar con procesos formalmente definidos, permite comunicarlos y modificarlos cuando sea necesario, ganando visibilidad y agilidad para responder a los cambios sean internos o externos, como la incorporación de nuevas carreras, las modificaciones a las estructuras internas, la incorporación de nuevas Facultades, etc.
Conclusiones
Las Universidades cuentan con procesos centrales a su función principal de educación, y procesos de soporte que permiten a los anteriores funcionar de forma óptima. Muchas veces estos procesos de soporte, son dejados de lados, y esto genera que los procesos centrales no funcionen bien, y que en definitiva la percepción del estudiante sobre la vida universitaria, sea mala, en desmedro de la reputación de la Universidad.
En INTEGRADOC contamos con más de 10 años de experiencia trabajando con Universidades en la mejora de sus procesos internos de soporte, como por ejemplo las postulaciones y designaciones docentes, la coordinación de actividades especiales, la solicitud de viáticos para viajes al exterior y su rendición posterior, la recepción de solicitudes variadas de los estudiantes, etc. Todos estos procesos son automatizables, y hacerlo presenta grandes beneficios en la dimensión de los costos, del tiempo insumido, de la comunicación interna y externa, y de la capacidad de la Universidad para mejorar continuamente.
Te invitamos a conocer nuestra experiencia de trabajo con la Universidad Católica del Uruguay, quien desde el año 2012 implementa trámites y procesos internos 100% electrónicos con tecnología INTEGRADOC.